Einführung: Krankheitsausfall und Subrogation, komplexe, aber wesentliche Mechanismen

Die Verwaltung von Krankheitsausfällen in der Lohnabrechnung gehört zu den komplexesten Aufgaben für Lohnverwalter. Sie erfordert ein gleichzeitiges Verständnis der Berechnung der indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS), des Mechanismus der Subrogation, des Erhalts des Arbeitgebergehalts (gesetzlich oder tariflich) und der Auswirkungen auf die Sozialversicherungsbeiträge sowie die Obergrenze der sozialen Sicherheit.

Der BOSS (Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale) liefert entscheidende Details zu diesen Themen, insbesondere zur Reduzierung des Plafonds im Falle einer Subrogation und zum Erhalt der zusätzlichen sozialen Sicherheit (PSC) während der Suspendierung des Arbeitsvertrags. Dieser Leitfaden unterstützt Sie bei der umfassenden Verwaltung eines Krankheitsausfalls in der Lohnabrechnung im Jahr 2025.

Die Karenzzeit und die Berechnung der IJSS

Die Karenzzeit von 3 Tagen

Im Falle eines ordentlichen Krankheitsausfalls wendet die Sozialversicherung eine Karenzzeit von 3 Tagen an, während der keine IJSS gezahlt wird. Diese Frist beginnt am ersten Tag des vom Arzt bescheinigten Ausfalls. Die IJSS werden ab dem 4. Tag des Ausfalls gezahlt.

Ausnahmen von der Karenzzeit:

• Krankheitsausfall wegen langandauernder Erkrankung (ALD): Die Karenzzeit gilt nur für die erste Abwesenheit.
• Arbeitsunfall und Berufskrankheit: Keine Karenzzeit, die IJSS werden ab dem folgenden Tag des Ausfalls gezahlt.
• Mutterschaft: Keine Karenzzeit.

Der Arbeitgeber kann verpflichtet sein, diese Karenzzeit gemäß den Bestimmungen des anwendbaren Tarifvertrags auszugleichen. Viele Tarifverträge sehen eine Gehaltsfortzahlung ab dem 1. Tag des Ausfalls vor, wodurch die Auswirkung der Karenzzeit für den Arbeitnehmer entfällt.

Die Berechnung der IJSS bei Krankheit

Die IJSS bei Krankheit werden folgendermaßen berechnet:

IJSS = 50 % des täglichen Bruttogehalts (SJB)

Das tägliche Bruttogehalt wird auf Basis der letzten 3 Monate des Bruttogehalts vor dem Ausfall berechnet, bis zu einer Höchstgrenze von 1,8 SMIC monatlich.

Im Jahr 2025, mit einem monatlichen brutto SMIC von 1 801,80 € (basierend auf 35 Stunden), liegt die Obergrenze bei:

1 801,80 x 1,8 = 3 243,24 €.

Der SJB wird wie folgt berechnet: Gehalt der letzten 3 Monate (begrenzt) / 91,25 Tage.

Konkretes Beispiel:

• Arbeitnehmer mit einem monatlichen Bruttogehalt von 2 800 € (unterhalb der Obergrenze von 3 243,24 €)
• SJB = (2 800 x 3) / 91,25 = 92,05 €
• IJSS = 92,05 x 50 % = 46,03 € pro Tag

Für einen Arbeitnehmer mit einem Gehalt von 4 000 € (über der Obergrenze):

• SJB = (3 243,24 x 3) / 91,25 = 106,63 €
• IJSS = 106,63 x 50 % = 53,31 € pro Tag (maximale IJSS)

Die Subrogation: der Arbeitgeber erhält die IJSS anstelle des Arbeitnehmers

Definition und Prinzip der Subrogation

Die Subrogation ist der Mechanismus, durch den der Arbeitgeber anstelle des Arbeitnehmers die IJSS der Sozialversicherung direkt erhält. Im Gegenzug erhält der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber während des Ausfalls eine Gehaltsfortzahlung, die der Ausfallzeit entspricht.

Der BOSS präzisiert, dass die Subrogation möglich ist, wenn zwei Bedingungen erfüllt sind:

1. Der Arbeitgeber stellt während des Ausfalls ganz oder teilweise die Vergütung aufrecht (gesetzliche, tarifliche oder freiwillige Verpflichtung).
2. Die Gehaltsfortzahlung beträgt mindestens den Betrag der IJSS für denselben Zeitraum.

Die Subrogation ist nicht zwingend, wird jedoch sehr häufig praktiziert, da sie die Verwaltung für den Arbeitnehmer vereinfacht, der ein regelmäßiges Gehalt ohne Unterbrechung erhält.

Totale Subrogation vs. partielle Subrogation

Es wird zwischen zwei Situationen unterschieden:

• Totale Subrogation: Der Arbeitgeber hält die gesamte Vergütung aufrecht (100 % des Bruttogehalts) und erhält die IJSS im Rückerstattungsverfahren. Der Arbeitnehmer erleidet keinen Einkommensverlust.
• Partielle Subrogation: Der Arbeitgeber hält nur einen Teil der Vergütung aufrecht (zum Beispiel 90 % oder 66,66 %) und erhält die entsprechenden IJSS.

Die Unterscheidung ist wichtig, da sie Auswirkungen auf die anwendbare Obergrenze der sozialen Sicherheit hat.

Die Auswirkungen auf die Obergrenze der sozialen Sicherheit

Die Regelung zur Reduzierung des Plafonds

Der BOSS liefert wesentliche Details zur Handhabung der Obergrenze der sozialen Sicherheit im Falle einer Subrogation:

• Wenn der Arbeitgeber die Vergütung vollständig aufrechterhält (totale Subrogation mit Ergänzung), wird der Plafond nicht reduziert. Der Arbeitnehmer wird so behandelt, als ob er Normalarbeiten würde.
• Wenn der Arbeitgeber nur die IJSS durch Subrogation zahlt (ohne Arbeitgebererhöhung), wird der Plafond anteilig reduziert entsprechend der Abwesenheitsdauer. Die subrogierten IJSS unterliegen nur der CSG/CRDS zum reduzierten Satz.

Diese Unterscheidung ist entscheidend für die Berechnung der plafonierten Beiträge (Basisrente, Agirc-Arrco Tranche 1) während des Krankheitsausfalls.

Beispiel zur Reduzierung des Plafonds

Lassen Sie uns einen Arbeitnehmer betrachten, der den gesamten Monat März 2025 (31 Kalendertage) abwesend ist und regelmäßig ein Bruttogehalt von 3 500 € erhält.

Fall 1: Vollständige Beibehaltung des Gehalts

• Der Arbeitgeber zahlt 3 500 € brutto.
• Er erhält die IJSS durch Subrogation (ca. 1 380 €).
• Der SS-Plafond bleibt bei 3 925 € (keine Reduzierung).
• Die Beiträge werden normalerweise auf 3 500 € berechnet.

Fall 2: Nur Subrogation der IJSS (ohne ergänzende Zahlung)

• Der Arbeitgeber zahlt nur die subrogierten IJSS (ca. 1 380 €).
• Der Plafond ist reduziert: 0 € (vollständige Abwesenheit des Monats, keine aktive Vergütung).
• Die IJSS unterliegen nur der CSG/CRDS zum reduzierten Satz (6,20 % CSG + 0,50 % CRDS).

Der Erhalt des Arbeitgebergehalts: gesetzliche und tarifliche Verpflichtungen

Die gesetzliche Aufrechterhaltung (Gesetz zur Monatsvergütung)

Gemäß Artikel L.1226-1 des Arbeitsgesetzbuchs ist der Arbeitgeber verpflichtet, die IJSS für Arbeitnehmer mit mindestens 1 Jahr Betriebszugehörigkeit zu ergänzen. Die Aufrechterhaltung erfolgt wie folgt:

• Vom 1. bis 30. Tag: 90 % des Bruttogehalts, das der Arbeitnehmer erhalten hätte, wenn er gearbeitet hätte.
• Vom 31. bis 60. Tag: 66,66 % (zwei Drittel) des gleichen Gehalts.

Diese Zeiträume werden um 10 Tage für jeweils 5 Jahre Betriebszugehörigkeit verlängert, bis zu maximal 90 Tage bei 90 % und 90 Tage bei 66,66 %.

Die Gehaltsfortzahlung versteht sich abzüglich der IJSS: Der Arbeitgeber zahlt nur die Differenz zwischen den IJSS und dem garantierten Erhalt.

Die tarifliche Aufrechterhaltung

Viele tarifliche Vereinbarungen enthalten günstigere Bestimmungen als das Gesetz:

• 100 % Erhalt ab dem 1. Tag des Ausfalls (ohne Karenzzeit).
• Längere Erhaltedauern.
• Verminderte Kündigungsfristen (6 Monate oder keine Bedingung).

Es ist unerlässlich, den anwendbaren Tarifvertrag zu überprüfen, um das genaue Maß des Erhalts festzustellen. Bei günstigeren Bestimmungen in der Vereinbarung haben diese Vorrang vor den gesetzlichen Regelungen.

Beispiel für die Berechnung der Gehaltsfortzahlung

Ein Arbeitnehmer mit 3 Jahren Betriebszugehörigkeit, einem Bruttogehalt von 2 800 €, der vom 1. bis 28. Februar 2025 krankgeschrieben ist:

• Kalendertage des Ausfalls: 28 Tage.
• Karenzzeit SS: 3 Tage (IJSS ab dem 4. Tag).
• Tages-IJSS: 46,03 €.
• Anzahl der von der SS entschädigten Tage: 25 Tage.
• Total brutto IJSS: 46,03 x 25 = 1 150,75 €.
• 90 % Erhalt: 2 800 x 90 % = 2 520 €.
• Arbeitgeberkomplement: 2 520 – 1 150,75 = 1 369,25 €.

Auf der Abrechnung werden erscheinen: die subrogierten IJSS (1 150,75 €), das Arbeitgeberkomplement (1 369,25 €) für ein rekonstruiertes brutto von 2 520 €.

Die Sozialversicherungsbeiträge während des Krankheitsausfalls

Die Behandlung der subrogierten IJSS

Die subrogierten IJSS unterliegen nicht den klassischen Sozialversicherungsbeiträgen. Sie unterliegen lediglich:

• CSG zum reduzierten Satz von 6,20 % (statt 9,20 % für Erwerbseinkommen).
• CRDS von 0,50 %.

Die Basis für die CSG/CRDS auf die IJSS beträgt 100 % des Betrags der IJSS (keine Abzüge von 1,75 %).

Die Behandlung des Arbeitgeberkomplements

Das vom Arbeitgeber gezahlte Ergänzungsgeld unterliegt allen Sozialversicherungsbeiträgen gemäß den allgemeinen Bedingungen (Arbeitnehmer- und Arbeitgeberbeiträge). Es fließt in die Bemessungsgrundlage wie ein Erwerbseinkommen ein.

Die zusätzliche soziale Sicherheit (PSC) während des Krankheitsausfalls

Der BOSS stellt klar, dass die zusätzliche soziale Sicherheit (Zusatzversicherung und Vorsorge) während der gesamten Dauer der Suspendierung des Arbeitsvertrags aus Krankheitsgründen aufrechtzuerhalten ist, sofern der Arbeitnehmer von einer Gehaltsfortzahlung (gesamt oder teilweise) oder von IJSS profitiert.

Die Beiträge zur Zusatzversicherung und zur Vorsorge werden weiterhin von der Gehaltsabrechnung abgezogen. Die Bemessungsgrundlage dieser Beiträge wird in der Regel auf Basis der rekonstruierten Vergütung berechnet (was der Arbeitnehmer erhalten hätte, wenn er gearbeitet hätte).

Diese Aufrechterhaltung ist eine Bedingung für die obligatorische und kollektive Charakteristik des Systems, die nötig ist, um den sozialen Befreiungen auf Arbeitgeberbeiträge zu profitieren. Eine Unterbrechung des Systems während des Krankheitsausfalls würde die Befreiungen für das gesamte Personal in Frage stellen.

Praktische Verwaltung in der Lohnsoftware

Schritt 1: Erfassung der Abwesenheit

Der erste Schritt besteht darin, die Krankheitsabwesenheit im Lohnprogramm mit den genauen Daten für den Beginn und das Ende des Ausfalls zu erfassen. Die Software berechnet automatisch:

• Die Abzüge wegen Abwesenheit (Methode der Werktage, Arbeitstage oder Kalendertage je nach Konfiguration).
• Die Karenzzeit.
• Die entschädigten Tage.

Schritt 2: Schätzung und Erfassung der IJSS

In Ermangelung einer Rückmeldung von der CPAM (häufige Wartezeit von 2 bis 4 Wochen) muss der Arbeitgeber die IJSS schätzen, um die Abrechnung zu erstellen. Lohnsoftware enthalten einen Schätzrechner. Eine Bereinigung wird bei Erhalt des endgültigen Abrechnungsberichts der CPAM vorgenommen.

Schritt 3: Berechnung der Gehaltsfortzahlung

Die Software wendet die Regelungen zur Gehaltsfortzahlung (gesetzlich oder tariflich) an und berechnet das Arbeitgeberkomplement, indem sie die IJSS (geschätzt oder tatsächlich) vom garantierten Betrag abzieht.

Schritt 4: Bereinigung

Bei Erhalt des endgültigen Abrechnungsberichts der CPAM bereinigt der Lohnverwalter eventuelle Differenzen zwischen der Schätzung und dem tatsächlichen Betrag der IJSS. Diese Bereinigung kann in einer späteren Abrechnung erfolgen.

Langzeit-Krankheitsausfälle: Punkte der Aufmerksamkeit

Für Langzeitkrankheiten (länger als 6 Monate) gibt es mehrere Punkte zu beachten:

• Ende der Arbeitgeberbeihilfe: Nach Ablauf der Dauer der tariflichen Beihilfe werden nur die IJSS und gegebenenfalls die Leistungen der Vorsorge gezahlt.
• Portabilität der Zusatzversicherung: Im Falle einer Beendigung des Vertrags hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Portabilität für 12 Monate.
• Wiederaufnahmeuntersuchung: Pflicht nach einem Ausfall von mehr als 60 Tagen (nicht berufsbedingt) oder 30 Tagen (Arbeitsunfall).
• Arbeitgeberuntersuchung: Der Arbeitgeber kann den Ausfall von einem beauftragten Arzt kontrollieren lassen.

FAQ: Ihre Fragen zum Krankheitsausfall und zur Subrogation in der Lohnabrechnung

Ist die Subrogation für den Arbeitgeber verpflichtend?

Nein, die Subrogation ist nicht verpflichtend in dem Sinne. Sie wird jedoch automatisch, wenn der Arbeitgeber das Gehalt auf einem Niveau aufrecht erhält, das mindestens den IJSS während des Ausfalls entspricht. In der Praxis hat der Arbeitgeber, sobald er die Gehaltsfortzahlung (gesetzlich oder tariflich) praktiziert, ein Interesse daran, die Subrogation einzuführen, um die IJSS direkt bei der CPAM zu erhalten, anstatt sie über den Arbeitnehmer laufen zu lassen. Die Anfrage zur Subrogation erfolgt über die DSN.

Wie berechnet man das Arbeitgeberkomplement, wenn der Arbeitnehmer in Teilzeitarbeit zur Genesung ist?

Im Falle von therapeutischem Teilzeitunterricht erhält der Arbeitnehmer sowohl ein Gehalt für die gearbeiteten Stunden als auch IJSS für die nicht gearbeiteten Stunden. Die Berechnung des Arbeitgeberkomplements erfolgt auf Grundlage des tatsächlichen Einkommensverlustes. Der Arbeitgeber vergleicht die rekonstruierte Vergütung (was der Arbeitnehmer bei Vollzeit erhalten hätte) mit der Summe aus Teilzeitarbeitsgehalt und IJSS und ergänzt die Differenz basierend auf dem garantierten Erhalt.

Wird die Obergrenze der sozialen Sicherheit immer während eines Krankheitsausfalls reduziert?

Nein, der Plafond wird nicht reduziert, wenn der Arbeitgeber die Vergütung vollständig aufrechterhält. Die Reduzierung der Obergrenze tritt nur ein, wenn der Arbeitgeber ausschließlich die subrogierten IJSS ohne Ergänzung zahlt oder wenn die Ergänzung nicht ausreicht, um das gesamte gewohnte Einkommen zu rekonstruieren. Der BOSS präzisiert, dass die vollständige Aufrechterhaltung des Gehalts die Reduzierung des Plafonds neutralisiert.

Gehen die subrogierten IJSS in die Bemessungsgrundlage des Nettoeinkommens (MNS) ein?

Ja, die durch Subrogation gezahlten IJSS werden in die Berechnung des MNS einbezogen. Sie machen einen Teil der gesamten Bruttovergütung im Sinne der Verordnung vom 31. Januar 2023 aus. Im Gegensatz dazu werden die direkt an den Arbeitnehmer von der CPAM gezahlten IJSS (ohne Subrogation) vom MNS auf der Lohnabrechnung ausgeschlossen, da sie nicht über den Arbeitgeber abgewickelt werden.

Muss die Zusatzversicherung während des gesamten Krankheitsausfalls aufrechterhalten werden?

Ja, die zusätzliche soziale Sicherheit (Zusatzversicherung und Vorsorge) muss während der gesamten Dauer der Suspendierung des Arbeitsvertrags wegen Krankheit gemäß den Bestimmungen des BOSS aufrechterhalten werden. Diese Aufrechterhaltung betrifft sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil der Beiträge. Eine Unterbrechung des Systems während des Ausfalls könnte die kollektive und obligatorische Natur des Systems in Frage stellen, was zu einer Rückforderung von URSSAF in Bezug auf alle sozialen Befreiungen der Arbeitgeberbeiträge führen würde.