Einführung: Naturalleistungen, ein zentrales Thema in der Vergütung

Naturalleistungen stellen einen wesentlichen Bestandteil der Vergütung dar. Sie beziehen sich auf die kostenlose oder zu einem Vorzugspreis bereitgestellte Bereitstellung von Gütern oder Dienstleistungen durch den Arbeitgeber zugunsten des Arbeitnehmers zur privaten Nutzung. Ihre korrekte Bewertung ist entscheidend, da sie direkte Auswirkungen auf die Bemessungsgrundlage der Sozialabgaben, die Berechnung der Quellensteuer und letztendlich auf den Nettolohn des Arbeitnehmers hat.

Der BOSS (Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale) widmet dem Thema Naturalleistungen ein ganzes Kapitel und präzisiert die Bewertungsmethoden für jede Kategorie: Verpflegung, Unterkunft, Fahrzeug und NTIC (nouvelles technologies de l’information et de la communication). Die Bewertungsrichtlinien werden jedes Jahr aktualisiert. Dieser Leitfaden beschreibt die im Jahr 2025 geltenden Vorschriften mit konkreten Beispielen für jede Situation.

Naturalleistungen Verpflegung im Jahr 2025

Pauschale für Mahlzeiten: 5,45 € pro Mahlzeit im Jahr 2025

Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer kostenlos eine Mahlzeit bereitstellt, wird der Naturalleistungspauschale mit 5,45 € pro Mahlzeit im Jahr 2025 bewertet. Dieser Betrag wird jährlich entsprechend der Preisentwicklung angepasst.

Die pauschale Bewertung gilt in folgenden Situationen:

• Kostenlose Mahlzeiten für den Arbeitnehmer (kostenlose Betriebskantine, vollständig vom Arbeitgeber übernommene Mahlzeiten)
• Mahlzeiten während Geschäftsreisen, wenn der Arbeitnehmer sich nicht in einer Reisesituation befindet, die Anspruch auf Reisekosten gewährt.

Beispiel: Ein Arbeitnehmer, der an 20 Tagen im Monat kostenlos die Betriebskantine nutzt, würde einen Naturalleistungswert von 5,45 x 20 = 109 € pro Monat verbuchen, die in das Bruttogehalt einfließen und vom Nettolohn abgezogen werden.

Betriebskantine mit Selbstbeteiligung des Arbeitnehmers

Wenn der Arbeitnehmer an den Kosten der Mahlzeit beteiligt ist, entspricht die Naturalleistung der Differenz zwischen dem Pauschalbetrag (5,45 €) und der Selbstbeteiligung des Arbeitnehmers, vorausgesetzt, diese Selbstbeteiligung liegt unter 50 % der Pauschale. Sollte die Selbstbeteiligung des Arbeitnehmers 50 % oder mehr (d.h. 2,725 € im Jahr 2025) betragen, gibt es keine zu berücksichtigende Naturalleistung.

Beispiel: Der Arbeitnehmer zahlt 2,00 € pro Mahlzeit. Die Naturalleistung beträgt 5,45 – 2,00 = 3,45 € pro Mahlzeit. Über 20 Tage: 3,45 x 20 = 69 €.

Wenn der Arbeitnehmer 3,00 € pro Mahlzeit bezahlt (über 2,725 €), gibt es keine zu berücksichtigende Naturalleistung.

Restaurantgutscheine: maximal 7,26 € befreit von Arbeitgeberabgaben

Restaurantgutscheine unterliegen spezifischen Regelungen. Die Arbeitgeberbeteiligung ist von Sozialabgaben befreit, wenn die folgenden zwei kumulativen Grenzen eingehalten werden:

• Die Arbeitgeberbeteiligung darf 60 % des Nennwerts des Gutscheins nicht überschreiten.
• Die Arbeitgeberbeteiligung darf 7,26 € pro Gutschein im Jahr 2025 nicht überschreiten.

Beispiel 1: Gutschein im Wert von 11,00 €, Arbeitgeberbeitrag von 6,60 € (60 %). Der Beitrag liegt unter 7,26 € und entspricht 60 % des Nennwerts: Komplette Befreiung.

Beispiel 2: Gutschein im Wert von 13,00 €, Arbeitgeberbeitrag von 7,80 € (60 %). Der Beitrag überschreitet 7,26 €: der überschüssige Betrag von 7,80 – 7,26 = 0,54 € pro Gutschein unterliegt den Abgaben.

Naturalleistungen Unterkunft im Jahr 2025

Der Arbeitgeber, der einem Arbeitnehmer kostenlos eine Unterkunft zur Verfügung stellt, muss diese Naturalleistung entweder auf Pauschalbasis oder auf Grundlage der tatsächlichen Mietwerte bewerten. Die Wahl zwischen den beiden Methoden liegt beim Arbeitgeber, es sei denn, es gibt abweichende tarifliche Vorschriften.

Pauschalbewertung: 8 Abstufungen

Der BOSS sieht eine Pauschalbewertung vor, die auf dem brutto monatlichen Gehalt des Arbeitnehmers und der Anzahl der Hauptzimmer der Unterkunft basiert. Diese Bewertung umfasst 8 Gehaltsstufen. Für 2025 gelten folgende Werte (beispielhaft für ein Zimmer):

• Stufe 1 (Gehalt < 1.932,00 €): 77,30 € für 1 Zimmer
• Stufe 2 (von 1.932,00 € bis 2.318,39 €): 90,20 € für 1 Zimmer
• Stufe 3 (von 2.318,40 € bis 2.704,79 €): 103,00 € für 1 Zimmer
• Stufe 4 (von 2.704,80 € bis 3.477,59 €): 115,80 € für 1 Zimmer
• Stufe 5 (von 3.477,60 € bis 4.250,39 €): 141,80 € für 1 Zimmer
• Stufe 6 (von 4.250,40 € bis 5.023,19 €): 167,50 € für 1 Zimmer
• Stufe 7 (von 5.023,20 € bis 5.795,99 €): 193,40 € für 1 Zimmer
• Stufe 8 (≥ 5.796,00 €): 219,30 € für 1 Zimmer

Für jedes zusätzliche Zimmer wird die Pauschale gemäß dem BOSS-Satz erhöht. Die Leistung umfasst standardmäßig die Nebenkosten (Wasser, Gas, Strom, Heizung, Garage), wenn der Arbeitgeber diese übernimmt.

Tatsächliche Bewertung

Die tatsächliche Bewertung basiert auf der katastermäßigen oder tatsächlichen Mietwert der Unterkunft. Sie umfasst die Miete, die der Arbeitnehmer hätte zahlen müssen, zuzüglich der vom Arbeitgeber übernommenen Nebenkosten (Wasser, Heizung, Strom usw.).

Diese Methode ist häufig vorteilhafter für den Arbeitgeber, wenn die Unterkunft in einem Gebiet mit niedrigem Mietniveau liegt, und vorteilhafter für den Arbeitnehmer in angespannten Gebieten.

Naturalleistungen Fahrzeug im Jahr 2025

Die Bewertung der Naturalleistung Fahrzeug wurde zum 1. Februar 2025 aktualisiert. Die Pauschalen wurden überarbeitet und spezifische Vorschriften gelten für Elektrofahrzeuge.

Fahrzeug im Eigentum des Arbeitgebers

Wenn der Arbeitgeber Eigentümer des Fahrzeugs ist, hängt die Pauschalbewertung vom Alter des Fahrzeugs und der Übernahme der Kraftstoffkosten ab:

• Fahrzeug bis 5 Jahre, ohne Kraftstoff: 15 % der gesamten Einkaufskosten inklusive Steuern pro Jahr
• Fahrzeug bis 5 Jahre, mit Kraftstoff: 20 % der gesamten Einkaufskosten inklusive Steuern pro Jahr
• Fahrzeug älter als 5 Jahre, ohne Kraftstoff: 10 % der gesamten Einkaufskosten inklusive Steuern pro Jahr
• Fahrzeug älter als 5 Jahre, mit Kraftstoff: 15 % der gesamten Einkaufskosten inklusive Steuern pro Jahr

Beispiel: Ein Fahrzeug, das für 30.000 € brutto gekauft wurde und seit 3 Jahren zur Verfügung steht, einschließlich der Übernahme der persönlichen Kraftstoffkosten. Der jährliche Vorteil beträgt 30.000 x 20 % = 6.000 € pro Jahr, also 500 € pro Monat.

Fahrzeug im Leasing

Wenn das Fahrzeug im Leasing ist (LLD oder LOA), werden die Pauschalen auf Grundlage der jährlichen Leasingkosten (Mieten + Versicherung + Wartung) berechnet:

• Ohne Kraftstoff: 50 % der jährlichen Leasingkosten
• Mit Kraftstoff: 67 % der jährlichen Leasingkosten

Beispiel: Ein Fahrzeug in LLD mit Gesamtkosten von 8.400 € pro Jahr (Mieten + Versicherung + Wartung), ohne Übernahme der Kraftstoffkosten. Der jährliche Vorteil beträgt 8.400 x 50 % = 4.200 € pro Jahr, also 350 € pro Monat.

Elektrofahrzeug: Abzug von 70 % bis zu 4.582 € pro Jahr

Um den Schutz der Umwelt zu fördern, profitieren 100 % Elektrofahrzeuge von einem Abzug von 70 % auf die Naturalleistung, begrenzt auf 4.582 € pro Jahr im Jahr 2025.

Beispiel: Ein elektrisches Fahrzeug, das für 45.000 € brutto gekauft wurde, jünger als 5 Jahre ist und ohne Kraftstoff. Der Brutto-Vorteil beträgt 45.000 x 15 % = 6.750 €. Nach dem Abzug von 70 %: 6.750 x 30 % = 2.025 €. Da dieser Betrag unter dem Höchstbetrag von 4.582 € liegt, beträgt die zu berücksichtigende Naturalleistung 2.025 € pro Jahr, also 168,75 € pro Monat.

Führt der Abzug von 70 % zu einem verbleibenden Vorteil von mehr als 4.582 €, wäre der Höchstbetrag von 4.582 € anzuwenden. Praktisch betrifft dies sehr hochpreisige Elektrofahrzeuge.

Tatsächliche Bewertung des Fahrzeugs

Der Arbeitgeber kann die tatsächliche Bewertung wählen, wobei Folgendes berücksichtigt wird:

• Die jährliche Abschreibung des Fahrzeugs (oder die Leasingraten)
• Die Versicherung
• Die Wartungskosten
• Die persönlichen Kraftstoffkosten, falls vorhanden

Das Ganze wird anteilig in Bezug auf die private Kilometerleistung im Vergleich zur Gesamtkilometerleistung berechnet. Diese Methode erfordert die Führung eines genauen Fahrtenbuchs, was sie in der Verwaltung anspruchsvoller macht.

Naturalleistungen NTIC (neue Technologien)

Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer NTIC-Werkzeuge (Laptop, Tablet, Mobiltelefon) für eine gemischte berufliche und private Nutzung zur Verfügung stellt, muss eine Naturalleistung bewertet werden.

Pauschalbewertung: 10 % der Einkaufskosten

Der BOSS sieht eine Pauschalbewertung von 10 % der öffentlichen Einkaufskosten inkl. MwSt. des zur Verfügung gestellten Werkzeugs vor. Diese Pauschale deckt die private Nutzung des Werkzeugs ab.

Beispiel: Ein Laptop, der für 1.200 € inkl. MwSt. gekauft wurde, wird einem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellt. Die jährliche Naturalleistung beträgt 1.200 x 10 % = 120 € pro Jahr, also 10 € pro Monat.

Wenn der Arbeitgeber zudem die Internetgebühren des Arbeitnehmers zu Hause übernimmt, wird dieser Betrag der Bewertung hinzugefügt.

Fälle von Befreiung

Die angemessene private Nutzung beruflicher Hilfsmittel kann toleriert werden, ohne eine Naturalleistung darzustellen, vorausgesetzt, diese Nutzung bleibt gering und ist in der Unternehmens-IT-Policy festgelegt. Wenn jedoch das Werkzeug ausdrücklich für private Zwecke bereitgestellt wird (z.B. ein vom Arbeitgeber bereitgestelltes persönliches Mobiltelefon), muss die Leistung bewertet werden.

Auswirkungen der Naturalleistungen auf die Gehaltsabrechnung

Auf der Gehaltsabrechnung unterliegt die Naturalleistung einer doppelten Behandlung:

1. Als Zuschlag zum Brutto: Die Naturalleistung wird in die Bruttolöhne für die Berechnung der Sozialabgaben integriert.
2. Als Abzug vom Netto: Die Naturalleistung wird vom Nettolohn abgezogen, da sie bereits in natura vom Arbeitnehmer erhalten wurde.

Dieser Mechanismus stellt sicher, dass die Beiträge auf dem gesamten Einkommen (monetär + in natura) berechnet werden, während eine doppelte Zahlung an den Arbeitnehmer vermieden wird.

Vollständiges Beispiel auf der Abrechnung:

• Grundgehalt: 3.000 €
• Naturalleistung Fahrzeug: + 500 €
• Gesamtes Brutto: 3.500 € (Bemessungsgrundlage für die Abgaben)
• Arbeitnehmerbeiträge (22 %): – 770 €
• Netto vor Abzug der AN: 2.730 €
• Abzug Naturalleistung: – 500 €
• Netto zu zahlen vor PAS: 2.230 €

Kontrollen durch die URSSAF zu Naturalleistungen

Naturalleistungen gehören zu den am häufigsten kontrollierten Positionen durch die URSSAF. Die Hauptgründe für Nachzahlungen sind:

• Vollständiges Fehlen einer Bewertung einer bestehenden Naturalleistung (Dienstfahrzeug wird privat genutzt, ohne dass dies in der Abrechnung berücksichtigt wird)
• Unterbewertung der Leistung (Verwendung der Pauschale, obwohl die tatsächliche die URSSAF begünstigen würde, oder umgekehrt)
• Nichteinhaltung der Befreiungsvoraussetzungen für Restaurantgutscheine (Arbeitgeberbeteiligung über 60 % oder 7,26 €)
• Fehlen von Nachweisen bei tatsächlicher Bewertung (kein Fahrtenbuch für das Fahrzeug, keine Rechnungen für die Unterkunft)

Um Ihre Praktiken abzusichern, ist es ratsam, die Unternehmenspolitik in Bezug auf Naturalleistungen schriftlich zu formalisierten und alle Nachweise aufzubewahren.

Zusammenfassende Tabelle der Pauschalen 2025

• Mahlzeiten: 5,45 € pro Mahlzeit (Pauschale)
• Restaurantgutscheine: maximale Arbeitgeberbefreiung 7,26 € (max. 60 % des Nennwerts)
• Unterkunft: 8 Stufen basierend auf Gehalt und Anzahl der Zimmer
• Fahrzeug gekauft ≤ 5 Jahre: 15 % (ohne Kraftstoff) / 20 % (mit Kraftstoff)
• Fahrzeug gekauft > 5 Jahre: 10 % (ohne Kraftstoff) / 15 % (mit Kraftstoff)
• Fahrzeug im Leasing: 50 % (ohne Kraftstoff) / 67 % (mit Kraftstoff)
• Elektrofahrzeug: Abzug 70 %, begrenzt auf 4.582 €/Jahr
• NTIC: 10 % der Einkaufskosten inkl. MwSt.

FAQ: Ihre Fragen zu Naturalleistungen im Jahr 2025

Kann der Arbeitgeber frei zwischen der Pauschal- und der tatsächlichen Bewertung wählen?

Ja, der Arbeitgeber kann die Bewertungsmethode (pauschal oder tatsächlich) für jede Naturalleistung auswählen, es sei denn, es gibt abweichende tarifliche Vorschriften. Diese Wahl kann von Leistung zu Leistung unterschiedlich sein (z.B. Pauschale für das Fahrzeug und faktisch für die Unterkunft). Der gewählte Ansatz sollte jedoch für alle Arbeitnehmer, die die gleiche Leistung erhalten, kohärent sein, um Diskriminierung zu vermeiden. Die Wahl kann jährlich bei der Jahresanpassung überarbeitet werden.

Wie wird die Fahrzeug-Naturalleistung bewertet, wenn der Arbeitnehmer das Fahrzeug während seines Urlaubs zurückgibt?

Wenn der Arbeitnehmer das Fahrzeug tatsächlich während seiner Urlaubs- oder Abwesenheitszeiten zurückgibt, wird die Naturalleistung anteilig in Abhängigkeit von der tatsächlichen Bereitstellungsdauer angepasst. Wenn der Arbeitnehmer das Fahrzeug beispielsweise während 2 Wochen Urlaub zurückgibt, wird der monatliche Vorteil anteilig reduziert. Wenn das Fahrzeug jedoch auch während des Urlaubs des Arbeitnehmers verfügbar bleibt (was die häufigste Praxis ist), besteht der Vorteil für den gesamten Monat.

Gilt der Abzug für elektrische Fahrzeuge auch für Plug-in-Hybride?

Nein, der Abzug von 70 %, begrenzt auf 4.582 € pro Jahr, gilt ausschließlich für 100 % elektrische Fahrzeuge. Plug-in-Hybride profitieren nicht von diesem Abzug und werden gemäß den klassischen Bewertungsskalen für Verbrennungsmotoren bewertet. Diese Unterscheidung wird klar im BOSS erläutert und wurde bei den Aktualisierungen am 1. Februar 2025 bestätigt.

Werden Restaurantgutscheine als Naturalleistung betrachtet?

Restaurantgutscheine stellen nicht streng genommen eine Naturalleistung im Sinne des BOSS dar. Sie fallen unter ein spezifisches Befreiungsregime. Die Beteiligung des Arbeitgebers ist von Sozialabgaben befreit, wenn beide kumulativen Bedingungen erfüllt sind: die Beteiligung darf 60 % des Nennwerts des Gutscheins nicht überschreiten und darf im Jahr 2025 7,26 € pro Gutschein nicht überschreiten. Der überschüssige Anteil wird wieder in die Bemessungsgrundlage für die Abgaben einbezogen.

Welche Risiken hat der Arbeitgeber im Falle einer Nichtevaluierung einer Naturalleistung?

Das Fehlen einer Bewertung einer Naturalleistung stellt einen Verstoß dar, der zu Nachzahlungen durch die URSSAF führen kann. Der Prüfbeamte wird den Vorteil nach der für die URSSAF günstigsten Methode (normalerweise die Pauschale) über die letzten 3 überprüften Jahre neu berechnen, unter Anwendung von Verzugszuschlägen (5 % bei gutem Glauben, 25 % bei schlechtem Glauben). Die Nachforderung betrifft sowohl die nicht erhobenen Arbeitgeber- als auch Arbeitnehmerbeiträge.