Introducción: la importancia de una nómina conforme

La nómina constituye el documento central de la relación laboral entre el empleador y el empleado. Materializa el contrato de trabajo ejecutado, detalla la remuneración pagada y las cotizaciones deducidas. En 2025, los requisitos regulatorios han evolucionado, especialmente con la consolidación del montant net social (MNS) y la continuidad del modelo provisional de nómina simplificada hasta el 31 de diciembre de 2026. Para los departamentos de recursos humanos y los gerentes de nómina, dominar estas obligaciones es indispensable para evitar litigios laborales y rectificaciones por parte de la URSSAF.

Esta guía completa lo acompaña paso a paso en el establecimiento de una nómina conforme a lo dispuesto en el Código del Trabajo, el BOSS (Boletín Oficial de la Seguridad Social) y los decretos vigentes. Abordaremos cada zona de la nómina, las menciones obligatorias, el cálculo del MNS, la sección fiscal del prélèvement à la source (PAS) y las obligaciones de conservación.

Las menciones obligatorias de la nómina (artículo R.3243-1 del Código del Trabajo)

El artículo R.3243-1 del Código del Trabajo enumera exhaustivamente las menciones que deben aparecer en la nómina. El BOSS, en su sección dedicada a la nómina, retoma y precisa estas obligaciones. Aquí están los elementos imprescindibles:

Zona de identificación del empleador

Esta zona debe incluir:

El nombre y la dirección del empleador, o la denominación del establecimiento y su dirección.
El número SIRET del establecimiento.
El código APE (actividad principal ejercida).
La referencia del organismo al que el empleador paga las cotizaciones de seguridad social (URSSAF competente).
El convenio colectivo aplicable o, en su defecto, la referencia al Código del Trabajo para las disposiciones relativas a las vacaciones y los plazos de preaviso.

En la práctica, la mayoría de los softwares de nómina rellenan automáticamente esta información a partir de la configuración inicial de la empresa. Sin embargo, es conveniente verificar regularmente su exactitud, especialmente en caso de cambio de dirección, de código APE o de convenio colectivo.

Zona de identificación del empleado

La información relativa al empleado incluye:

El nombre y el apellido del empleado.
El puesto ocupado y la clasificación convencional (nivel, escalón, coeficiente).
El período y el número de horas trabajadas a las que se refiere la remuneración, diferenciando las horas a la tasa normal y las horas extraordinarias (con mención de la tasa de recargo aplicable).
La naturaleza de la base de cálculo del salario cuando esta no es la duración del trabajo.

Zona de remuneración bruta

La remuneración bruta incluye todos los elementos constitutivos del salario. El BOSS precisa que deben aparecer distintivamente:

El salario base.
Las primas y gratificaciones (prima de antigüedad, 13º mes, prima de rendimiento, etc.).
Los beneficios en especie evaluados según los parámetros en vigor.
Las horas extraordinarias con su tasa de recargo.
El mantenimiento del salario en caso de ausencia (enfermedad, maternidad, etc.).
La indemnización por vacaciones pagadas.

Ejemplo concreto: Un empleado directivo con un salario base mensual de 3,500 €, una prima de antigüedad de 175 € y un beneficio en especie por vehículo evaluado forfaitariamente en 350 € tendrá una remuneración bruta de 4,025 €.

La zona de las cotizaciones sociales

La nómina simplificada, cuyo modelo provisional se mantiene hasta el 31 de diciembre de 2026, agrupa las cotizaciones por grandes bloques para facilitar la lectura. Las líneas de cotizaciones deben reflejar:

Las cotizaciones salariales y patronales

La nómina debe indicar, para cada cotización o grupo de cotizaciones:

La base de cotización.
La tasa salarial y la tasa patronal.
El monto salarial y el monto patronal.

Los grandes bloques de la nómina simplificada son los siguientes:

Salud: complemento de salud, previsión.
Accidentes de trabajo – Enfermedades profesionales.
Jubilación: seguridad social limitada y no limitada, complementaria (Agirc-Arrco).
Familia.
Seguro de desempleo.
CSG/CRDS: CSG deducible, CSG no deducible, CRDS.
Otras contribuciones patronales: formación profesional, impuesto de aprendizaje, etc.

En 2025, el techo mensual de la seguridad social (PMSS) se establece en 3,925 €. Este techo condiciona el cálculo de numerosas cotizaciones (jubilación básica limitada, Agirc-Arrco tramo 1, etc.). Debe prorratearse en caso de trabajo a tiempo parcial o de entrada/salida a lo largo del mes.

Ejemplo: Para un empleado a 80 %, el techo mensual prorrateado es de 3,925 € x 0.80 = 3,140 €.

Establecido por el decreto del 31 de enero de 2023 y obligatorio en todas las nóminas desde el 1 de enero de 2024, el montante neto social es un dato esencial para los empleados, especialmente para los trámites ante la CAF y France Travail.

Definición y cálculo del MNS

Según el BOSS, el montant net social se define como:

MNS = Remuneración bruta total – Cotizaciones y contribuciones sociales obligatorias a cargo del empleado

Los elementos tenidos en cuenta en la remuneración bruta para el cálculo del MNS incluyen:

El salario base.
Las primas (antigüedad, 13º mes, rendimiento, etc.).
Los beneficios en especie (comida, alojamiento, vehículo, NTIC).
El mantenimiento del salario durante una ausencia (enfermedad, maternidad).
Las horas extraordinarias y complementarias.
La indemnización por vacaciones pagadas.
Las indemnizaciones diarias de seguridad social (IJSS) pagadas por subrogación.

Los elementos no tenidos en cuenta (excluidos de la remuneración bruta para el MNS):

Los reembolsos de gastos profesionales (indemnizaciones por kilómetro, reembolsos de transporte, etc.).
Las indemnizaciones diarias de seguridad social pagadas directamente al empleado por la CPAM (sin subrogación).
Los beneficios sociales exentos (cheques vacaciones dentro del límite de exención, etc.).

Ejemplo numérico de cálculo del MNS

Consideremos un empleado no directivo con los siguientes elementos:

Salario base: 2,500 €.
Prima de antigüedad: 125 €.
Beneficio en especie comida: 5.45 € x 20 días = 109 €.
Reembolso de transporte: 45 € (excluido del MNS).

Remuneración bruta para el MNS: 2,500 + 125 + 109 = 2,734 €.

Cotizaciones salariales obligatorias: aproximadamente 22 % de 2,734 = 601.48 €.

MNS = 2,734 – 601.48 = 2,132.52 €.

Este monto debe figurar en una línea dedicada de la nómina, claramente identificada bajo el título « Montant net social ».

El neto a pagar antes y después del prélèvement à la source (PAS)

Neto a pagar antes del impuesto sobre la renta

El neto a pagar antes del PAS corresponde al monto que el empleado recibiría si no hubiera retención fiscal. Se calcula así:

Neto a pagar antes del PAS = Remuneración bruta – Cotizaciones salariales totales + Reembolsos de gastos – Beneficios en especie (retenidos)

La sección fiscal del prélèvement à la source

El BOSS recuerda que la sección fiscal relativa al PAS es obligatoria en la nómina, incluso cuando los montos son nulos (por ejemplo, para un empleado cuyo tipo de PAS es del 0 %). Esta sección debe indicar:

La base del PAS (ingreso neto imponible).
La tasa aplicada (tasa personalizada, tasa neutra o tasa individualizada).
El monto del PAS retenido.

Ejemplo: Para un ingreso neto imponible de 2,200 € y una tasa personalizada del 7.5 %, el monto del PAS será de 2,200 x 7.5 % = 165 €.

Neto a pagar al empleado

El neto a pagar final se calcula:

Neto a pagar = Neto antes del PAS – PAS retenido

En nuestro ejemplo: 2,200 – 165 = 2,035 € (monto transferido al empleado).

El modelo de nómina simplificada: prorrogado hasta el 31 de diciembre de 2026

El modelo provisional de nómina simplificada, introducido para aclarar la lectura de la nómina por parte de los empleados, se ha prorrogado hasta el 31 de diciembre de 2026. Este modelo agrupa las cotizaciones en grandes categorías y simplifica la presentación mientras mantiene todas las menciones obligatorias.

Las principales ventajas de este modelo son:

Una mejor legibilidad para el empleado.
Un agrupamiento lógico de las cotizaciones por riesgo cubierto.
La exhibición del costo total para el empleador (opcional pero recomendado).
La integración nativa del montant net social.

Los editores de software de nómina han integrado este modelo en sus soluciones. Sin embargo, se recomienda verificar regularmente la conformidad de las maquetas de nómina, especialmente durante las actualizaciones anuales de configuración.

Conservación de la nómina: una obligación de 5 años como mínimo

El empleador está obligado a conservar una copia de las nóminas durante 5 años (artículo L.3243-4 del Código del Trabajo). Esta conservación puede hacerse en formato papel o en formato digital, siempre que se garantice la integridad, disponibilidad y confidencialidad de los documentos.

Desde el 1 de enero de 2017, el empleador puede entregar la nómina en formato electrónico, salvo oposición del empleado. En este caso, debe garantizar la disponibilidad de la nómina durante 50 años o hasta los 75 años del empleado, mediante un cofre digital conforme.

Puntos de atención:

En caso de control de la URSSAF, las nóminas deben ser presentadas durante el período controlado (generalmente 3 años + año en curso).
En caso de litigio laboral, el empleado puede presentar sus nóminas como prueba sin limitación de duración.
La no entrega de la nómina está sancionada con una multa de 450 € por nómina faltante.

Los errores más frecuentes a evitar

Aquí están los errores que constatamos con más frecuencia durante nuestras auditorías de conformidad en nómina:

Omisión de la mención del MNS: desde 2024, esta mención es obligatoria en todas las nóminas. Su ausencia puede causar un litigio con el empleado.
Sección PAS ausente cuando el monto es nulo: el BOSS es firme, la sección debe aparecer incluso si el monto retenido es de 0 €.
Mala prorratización del techo de la SS: para los trabajos a tiempo parcial o las entradas/salidas a lo largo del mes, el techo debe ajustarse.
Convenio colectivo erróneo o ausente: el IDCC y el título del convenio deben figurar en cada nómina.
Beneficios en especie no valorados: los beneficios en especie deben ser evaluados y aparecer tanto en bruto como en la retención sobre el neto.

Tabla resumen de las zonas de la nómina en 2025

Para una visión sintética, aquí están las grandes zonas de la nómina conforme:

Encabezado: identificación del empleador + empleado + período.
Cuerpo: remuneración bruta detallada + cotizaciones por bloque.
Síntesis: total bruto, total cotizaciones salariales, MNS, ingreso imponible, PAS, neto a pagar.
Pie: acumulados anuales, mención conservación, mención portal net-empresas.

FAQ: sus preguntas sobre la nómina conforme en 2025

Sí, el montante neto social (MNS) es una mención obligatoria en todas las nóminas desde el 1 de enero de 2024, independientemente del perfil del empleado. Esta obligación surge del decreto del 31 de enero de 2023. El MNS permite al empleado declarar sus ingresos ante la CAF o France Travail de manera simplificada. Su ausencia en la nómina constituye un incumplimiento de la obligación legal del empleador.

¿Es necesario incluir la sección PAS si el empleado tiene un tipo del 0 %?

Sí, la sección fiscal relativa al prélèvement à la source es obligatoria incluso cuando los montos son nulos. El BOSS precisa explícitamente esta obligación. La nómina debe indicar la base, la tasa (incluso al 0 %) y el monto (incluso a 0 €). Esta mención permite al empleado verificar que su tasa se aplica correctamente y asegurarse de que no exista un error de configuración.

¿Cuánto tiempo debe conservar el empleador las nóminas?

El empleador debe conservar una copia de las nóminas durante 5 años como mínimo de acuerdo con el artículo L.3243-4 del Código del Trabajo. En caso de nómina digital entregada al empleado a través de un cofre digital, el periodo de disponibilidad es de 50 años o hasta los 75 años del empleado. Se recomienda conservar las nóminas más allá de los 5 años para hacer frente a posibles litigios laborales, dado que la prescripción en materia salarial es de 3 años.

¿El modelo simplificado de nómina es obligatorio en 2025?

El modelo simplificado es obligatorio desde el 1 de enero de 2018 para todas las empresas. El modelo provisional actual se prorrogó hasta el 31 de diciembre de 2026. Todas las nóminas deben cumplir con la presentación por bloques de cotizaciones definida por decreto. Los editores de software de nómina integran este modelo en sus soluciones, pero corresponde al empleador verificar la conformidad de sus nóminas.

¿Qué sanciones existen en caso de una nómina no conforme?

La no entrega de la nómina está sancionada con una multa de 3ª clase (450 €) por nómina faltante. Una nómina no conforme también puede exponer al empleador a un ajuste de cotizaciones en un control de la URSSAF si las bases declaradas no corresponden a los elementos de la nómina. Finalmente, en caso de litigio laboral, una nómina errónea puede llevar a daños y perjuicios a favor del empleado por incumplimiento de la obligación de entrega de una nómina conforme.

Cómo elaborar una nómina conforme en 2025: guía completa