Einführung: Die Bedeutung eines konformen Lohnzettels

Der Lohnzettel ist das zentrale Dokument der Arbeitsbeziehung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Er konkretisiert den ausgeführten Arbeitsvertrag, detailliert die gezahlte Vergütung und die einbehaltenen Beiträge. Im Jahr 2025 haben sich die regulatorischen Anforderungen weiterentwickelt, insbesondere mit der Konsolidierung des montant net social (MNS) und der Beibehaltung des vorläufigen Modells des vereinfachten Lohnzettels bis zum 31. Dezember 2026. Für die Personalabteilungen und die Lohnbuchhalter ist die Beherrschung dieser Verpflichtungen unerlässlich, um rechtliche Streitigkeiten und Rückforderungen von der URSSAF zu vermeiden.

Dieser umfassende Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt bei der Erstellung eines Lohnzettels, der den Bestimmungen des Arbeitsgesetzbuchs, dem BOSS (Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale) und den geltenden Verordnungen entspricht. Wir werden jede Zone des Lohnzettels, die obligatorischen Angaben, die Berechnung des MNS, den steuerlichen Abschnitt des Quellensteuersatzes (PAS) und die Aufbewahrungspflichten behandeln.

Die obligatorischen Angaben auf dem Lohnzettel (Artikel R.3243-1 des Arbeitsgesetzbuchs)

Artikel R.3243-1 des Arbeitsgesetzbuchs listet die Angaben, die auf dem Lohnzettel enthalten sein müssen, erschöpfend auf. Der BOSS, in seinem Abschnitt zum Lohnzettel, wiederholt und präzisiert diese Verpflichtungen. Hier sind die unverzichtbaren Elemente:

Identifikationsbereich des Arbeitgebers

Dieser Bereich muss Folgendes enthalten:

Der Name und die Adresse des Arbeitgebers oder die Bezeichnung des Unternehmens und seine Adresse
Die SIRET-Nummer des Unternehmens
Der APE-Code (hauptaußerberufliche Tätigkeit)
Die Referenz der Institution, an die der Arbeitgeber die Sozialversicherungsbeiträge zahlt (zuständige URSSAF)
Das anwendbare Kollektivabkommen oder, falls nicht vorhanden, der Verweis auf das Arbeitsgesetzbuch für die Vorschriften zu Urlaubsansprüchen und Kündigungsfristen

In der Praxis geben die meisten Lohnbuchhaltungssoftware diese Informationen automatisch basierend auf der ursprünglichen Unternehmenskonfiguration an. Es ist jedoch wichtig, deren Genauigkeit regelmäßig zu überprüfen, insbesondere bei Änderungen von Adresse, APE-Code oder Kollektivabkommen.

Identifikationsbereich des Arbeitnehmers

Die Informationen zum Arbeitnehmer umfassen:

Den Namen und Vornamen des Arbeitnehmers
Die ausgeübte Beschäftigung und die kollektivvertragliche Einstufung (Stufe, Grad, Koeffizient)
Den Zeitraum und die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden, auf die sich die Vergütung bezieht, wobei normale und Überstunden (mit Angabe des anwendbaren Zuschlagssatzes) zu unterscheiden sind
Die Art der Berechnungsbasis des Gehalts, wenn diese nicht die Arbeitszeit ist

Bereich der Bruttovergütung

Die Bruttovergütung umfasst alle Bestandteile des Gehalts. Der BOSS präzisiert, dass Folgendes getrennt aufgeführt werden muss:

Das Grundgehalt
Die Boni und Gratifikationen (Treueprämie, 13. Monat, Leistungsprämie usw.)
Die Sachleistungen, bewertet nach den geltenden Sätzen
Die Überstunden mit ihrem Zuschlagssatz
Die Gehaltsfortzahlung im Krankheitsfall (Krankheit, Mutterschaft usw.)
Die Urlaubsvergütung

Praktisches Beispiel: Ein Angestellter mit einem monatlichen Grundgehalt von 3.500 €, einer Treueprämie von 175 € und einem Sachbezug Fahrzeug, der pauschal auf 350 € geschätzt wird, hat eine Bruttovergütung von 4.025 €.

Der Bereich der Sozialabgaben

Der vereinfachte Lohnzettel, dessen vorläufiges Modell bis zum 31. Dezember 2026 beibehalten wird, fasst die Sozialabgaben in großen Blöcken zusammen, um die Lesbarkeit zu erleichtern. Die Zeilen der Sozialabgaben müssen Folgendes anzeigen:

Die Arbeitnehmer- und Arbeitgeberbeiträge

Der Lohnzettel muss für jede Abgabe oder Gruppe von Abgaben Folgendes angeben:

Die Bemessungsgrundlage
Den Arbeitnehmer- und den Arbeitgeberanteil
Den Arbeitnehmer- und den Arbeitgeberbetrag

Die großen Blöcke des vereinfachten Lohnzettels sind folgende:

Gesundheit: Ergänzende Krankenversicherung, Risikovorsorge
Berufsunfälle – Berufskrankheiten
Rente: begrenzte und unbegrenzte Sozialversicherung, ergänzende (Agirc-Arrco)
Familie
Arbeitslosigkeitsversicherung
CSG/CRDS: abzugsfähige CSG, nicht abzugsfähige CSG, CRDS
Weitere Arbeitgeberbeiträge: berufliche Weiterbildung, Ausbildungsabgabe usw.

Die Sozialversicherungsgrenze

Im Jahr 2025 beträgt die monatliche Sozialversicherungsgrenze (PMSS) 3.925 €. Diese Grenze beeinflusst die Berechnung vieler Beiträge (begrenzt grundlegende Rente, Agirc-Arrco Tranche 1 usw.). Sie muss anteilig bei Teilzeit oder Eintritt/Austritt in der Mitte des Monats proratisiert werden.

Beispiel: Für einen Mitarbeiter mit 80 % beträgt die anteilige monatliche Grenze 3.925 € x 0,80 = 3.140 €.

Einführung durch die Verordnung vom 31. Januar 2023 und seit dem 1. Januar 2024 auf allen Lohnzetteln verpflichtend, ist der montant net social eine wesentliche Angabe für die Arbeitnehmer, insbesondere für Anträge bei der CAF und bei France Travail.

Definition und Berechnung des MNS

Laut BOSS wird der montant net social wie folgt definiert:

MNS = Gesamte Bruttovergütung – Gesetzliche Sozialbeiträge, die vom Arbeitnehmer getragen werden

Die Faktoren, die in die Bruttovergütung zur Berechnung des MNS einfließen, umfassen:

Das Grundgehalt
Boni (Treueprämie, 13. Monat, Leistungsprämie usw.)
Sachleistungen (Verpflegung, Unterkunft, Fahrzeug, NTIC)
Gehaltsfortzahlung während einer Abwesenheit (Krankheit, Mutterschaft)
Überstunden und ergänzende Stunden
Urlaubsvergütung
Tägliche Sozialversicherungsleistungen (IJSS), die durch Subrogation gezahlt werden

Die Faktoren, die nicht berücksichtigt werden (von der Bruttovergütung für den MNS ausgeschlossen):

Erstattungen für berufliche Ausgaben (Kilometerpauschalen, Erstattung der Transportkosten usw.)
Tägliche Sozialversicherungsleistungen, die direkt an den Arbeitnehmer von der CPAM (ohne Subrogation) gezahlt werden
Steuerlich befreite Sozialleistungen (Urlaubschecks bis zur Steuerbefreiungsgrenze usw.)

Beispiel zur Berechnung des MNS

Nehmen wir einen nicht-kaufmännischen Angestellten mit folgenden Elementen:

Grundgehalt: 2.500 €
Treueprämie: 125 €
Sachleistung für Verpflegung: 5,45 € x 20 Tage = 109 €
Erstattung der Transportkosten: 45 € (vom MNS ausgeschlossen)

Bruttovergütung für den MNS: 2.500 + 125 + 109 = 2.734 €

Obligatorische Sozialabgaben: etwa 22 % von 2.734 = 601,48 €

MNS = 2.734 – 601,48 = 2.132,52 €

Dieser Betrag muss auf einer separaten Zeile des Lohnzettels deutlich unter dem Titel „Montant net social“ ausgewiesen werden.

Der zu zahlende Nettobetrag vor und nach der Quellensteuer (PAS)

Nettobetrag vor Einkommenssteuer

Der Nettobetrag vor der PAS entspricht dem Betrag, den der Arbeitnehmer erhalten würde, wenn keine Steuerabzüge vorgenommen würden. Er wird wie folgt berechnet:

Nettobetrag vor PAS = Bruttovergütung – Gesamte Arbeitnehmerbeiträge + Erstattungen – Sachleistungen (abgezogen)

Der steuerliche Abschnitt der Quellensteuer

Der BOSS erinnert daran, dass der steuerliche Abschnitt zum PAS auf dem Lohnzettel obligatorisch ist, selbst wenn die Beträge null sind (z.B. für einen Arbeitnehmer, dessen PAS-Satz 0 % beträgt). Dieser Abschnitt muss Folgendes angeben:

Die Grundlage des PAS (steuerpflichtiges Nettoeinkommen)
Der angewandte Satz (personalisierter Satz, neutraler Satz oder individualisierter Satz)
Der einbehaltene Betrag der PAS

Beispiel: Bei einem steuerpflichtigen Nettoeinkommen von 2.200 € und einem personalisierten Satz von 7,5 % beträgt der Betrag der einbehaltenen PAS 2.200 x 7,5 % = 165 €.

Zu zahlender Betrag an den Arbeitnehmer

Der endgültige Nettobetrag wird berechnet:

Zu zahlender Nettobetrag = Nettobetrag vor PAS – Abgeführte PAS

In unserem Beispiel: 2.200 – 165 = 2.035 € (Betrag, der dem Arbeitnehmer überwiesen wird).

Das vereinfachte Lohnzettelmodell: bis zum 31. Dezember 2026 verlängert

Das vorläufige Modell des vereinfachten Lohnzettels, das zur Klarstellung der Lesbarkeit des Lohnzettels durch die Arbeitnehmer eingeführt wurde, wurde bis zum 31. Dezember 2026 verlängert. Dieses Modell fasst die Abgaben in großen Kategorien zusammen und vereinfacht die Präsentation, während es alle obligatorischen Angaben beibehält.

Die Hauptvorteile dieses Modells sind:

Eine bessere Lesbarkeit für den Arbeitnehmer
Eine logische Gruppierung der Abgaben nach abgedecktem Risiko
Die Anzeige der Gesamtkosten für den Arbeitgeber (fakultativ, aber empfohlen)
Die native Integration des montant net social

Die Anbieter von Lohnbuchhaltungssoftware haben dieses Modell in ihre Lösungen integriert. Es wird jedoch empfohlen, regelmäßig die Konformität der Lohnzettel-Layouts zu überprüfen, insbesondere bei jährlichen Parameterausführungen.

Aufbewahrung des Lohnzettels: eine Pflicht von mindestens 5 Jahren

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, eine Kopie der Lohnzettel für 5 Jahre aufzubewahren (Artikel L.3243-4 des Arbeitsgesetzbuchs). Diese Aufbewahrung kann in Papierform oder in digitaler Form erfolgen, sofern die Integrität, Verfügbarkeit und Vertraulichkeit der Dokumente gewährleistet ist.

Seit dem 1. Januar 2017 kann der Arbeitgeber den Lohnzettel in elektronischer Form aushändigen, es sei denn, der Arbeitnehmer widerspricht. In diesem Fall muss er die Verfügbarkeit des Lohnzettels für 50 Jahre oder bis zum 75. Geburtstag des Arbeitnehmers über einen digitalen Tresor, der den Anforderungen entspricht, sicherstellen.

Achten Sie auf folgende Punkte:

Im Falle einer URSSAF-Prüfung müssen die Lohnzettel für den geprüften Zeitraum (in der Regel 3 Jahre + laufendes Jahr) vorgelegt werden
Bei rechtlichen Streitigkeiten kann der Arbeitnehmer seine Lohnzettel als Beweismittel vorlegen, ohne dass eine Frist gilt
Die Nichteinhaltung der Lohnzettelausstellung wird mit einer Geldstrafe von 450 € pro fehlendem Lohnzettel bestraft

Die häufigsten Fehler, die vermieden werden sollten

Hier sind die Fehler, die wir bei unseren Lohnkonformitätsprüfungen am häufigsten feststellen:

Vergessen der Angabe des MNS: seit 2024 ist diese Angabe auf allen Lohnzetteln obligatorisch. Ihr Fehlen kann zu rechtlichen Auseinandersetzungen mit dem Arbeitnehmer führen.
Abwesenheit des PAS-Abschnitts, wenn der Betrag null ist: der BOSS ist eindeutig, der Abschnitt muss auch dann enthalten sein, wenn der abgezogene Betrag 0 € beträgt.
Falsche Proratisierung der Sozialversicherungsgrenze: für Teilzeit oder Ein- und Austritte in der Mitte des Monats muss die Grenze angepasst werden.
Fehlerhaftes oder fehlendes Kollektivabkommen: IDCC und Bezeichnung des Kollektivabkommens müssen auf jedem Lohnzettel vermerkt sein.
Nicht bewertete Sachleistungen: Sachleistungen müssen bewertet und sowohl in der Brutto- als auch in der Nettoanteilen angezeigt werden.

Übersichtstabelle der Zonen des Lohnzettels 2025

Für eine übersichtliche Darstellung hier die großen Zonen des konformen Lohnzettels:

Kopfzeile: Identifikation Arbeitgeber + Arbeitnehmer + Zeitraum
Hauptteil: detaillierte Bruttovergütung + Abgaben nach Block
Zusammenfassung: Gesamte Bruttovergütung, Gesamte Sozialabgaben, MNS, steuerpflichtiges Netto, PAS, zu zahlender Nettobetrag
Fußzeile: Jahreskumulierte Beträge, Hinweis zur Aufbewahrung, Hinweis zur Plattform net-entreprises

FAQ: Ihre Fragen zum konformen Lohnzettel im Jahr 2025

Ja, der montant net social (MNS) ist eine obligatorische Angabe auf allen Lohnzetteln seit dem 1. Januar 2024, unabhängig vom Profil des Arbeitnehmers. Diese Verpflichtung ergibt sich aus der Verordnung vom 31. Januar 2023. Der MNS ermöglicht es dem Arbeitnehmer, seine Einkünfte bei der CAF oder bei France Travail einfacher zu deklarieren. Das Fehlen auf dem Lohnzettel stellt eine Verletzung der gesetzlichen Verpflichtung des Arbeitgebers dar.

Muss der PAS-Abschnitt angegeben werden, wenn der Arbeitnehmer einen Satz von 0 % hat?

Ja, der steuerliche Abschnitt zur Quellensteuer ist unabhängig von null Beträgen obligatorisch. Der BOSS präzisiert diese Verpflichtung ausdrücklich. Der Lohnzettel muss die Grundlage, den Satz (auch bei 0 %) und den Betrag (auch bei 0 €) angeben. Diese Angabe ermöglicht es dem Arbeitnehmer zu überprüfen, dass sein Satz korrekt angewendet wird und sicherzustellen, dass kein Konfigurationsfehler vorliegt.

Wie lange muss der Arbeitgeber die Lohnzettel aufbewahren?

Der Arbeitgeber muss eine Kopie der Lohnzettel für mindestens 5 Jahre gemäß Artikel L.3243-4 des Arbeitsgesetzbuchs aufbewahren. Bei einem digital über einen digitalen Tresor an den Arbeitnehmer übergebenen Lohnzettel beträgt die Aufbewahrungsdauer 50 Jahre oder bis zum 75. Geburtstag des Arbeitnehmers. Es wird empfohlen, die Lohnzettel über 5 Jahre hinaus aufzubewahren, um möglichen rechtlichen Streitigkeiten vorzubeugen, da die Verjährung im Arbeitsrecht 3 Jahre beträgt.

Ist das vereinfachte Lohnzettelmodell 2025 obligatorisch?

Das vereinfachte Modell ist seit dem 1. Januar 2018 für alle Unternehmen obligatorisch. Das aktuelle vorläufige Modell wurde bis zum 31. Dezember 2026 verlängert. Alle Lohnzettel müssen die durch Verordnung festgelegte Blockdarstellung der Abgaben einhalten. Anbieter von Lohnbuchhaltungssoftware integrieren dieses Modell in ihre Lösungen, aber es obliegt dem Arbeitgeber, die Konformität seiner Lohnzettel zu überprüfen.

Welche Sanktionen gibt es bei einem nicht konformen Lohnzettel?

Die Nichteinhaltung der Lohnzettelausstellung wird mit einer Geldbuße der dritten Klasse (450 €) pro fehlendem Lohnzettel geahndet. Ein nicht konformer Lohnzettel kann den Arbeitgeber auch einer Nachforderung von Abgaben bei einer URSSAF-Prüfung aussetzen, wenn die angegebenen Bemessungsgrundlagen nicht den Angaben im Lohnzettel entsprechen. Schließlich kann ein fehlerhafter Lohnzettel in rechtlichen Streitigkeiten zu Schadensersatzforderungen des Arbeitnehmers wegen Nichteinhaltung der Pflicht zur Ausstellung eines konformen Lohnzettels führen.

Einen konformen Lohnzettel im Jahr 2025 erstellen: Ein umfassender Leitfaden