Warum die Einstellung eines Mitarbeiters im forfait jours im Laufe des Jahres Schwierigkeiten bei der Gehaltsberechnung verursacht

Der Jahresurlaub im forfait jours, geregelt durch die Artikel L.3121-58 und folgende des Arbeitsgesetzbuches, stellt eine Arbeitszeitsregelung dar, die für autonome Führungskräfte und bestimmte Arbeitnehmer reserviert ist, deren Arbeitszeit nicht im Voraus festgelegt werden kann. Wenn ein Mitarbeiter im forfait jours während eines Kalenderjahres oder während des Referenzzeitraums eingestellt wird, müssen die Gehaltsabteilung unbedingt zwei separate Berechnungen durchführen:

• Die Proratisierung des Gehalts des ersten unvollständigen Monats;
• Die Proratisierung der Anzahl der zu arbeitenden Tage für den verbleibenden Zeitraum.

Diese beiden Vorgänge unterliegen strengen Vorschriften, die oft missverstanden werden und deren Unkenntnis den Arbeitgeber dem Risiko von Lohnnachzahlungen und Rechtsstreitigkeiten vor dem Arbeitsgericht aussetzt. Dieser Artikel beschreibt die verbindliche Methodik mit Unterstützung von Formeln sowie einem kompletten Beispielszenario. Für eine umfassende Übersicht über die Gehaltsmechanismen konsultieren Sie unseren kompletten Gehaltsleitfaden.

Welche obligatorische Methode gilt für die Proratisierung des Gehalts des ersten Monats eines Mitarbeiters im forfait jours?

Anders als von einigen Gehaltssoftwareprogrammen standardmäßig eingestellt betrifft die Proratisierung des Gehalts des ersten Monats eines Mitarbeiters im forfait jours ausschließlich die Kalendertage. Es ist ausdrücklich untersagt, eine Proratisierung auf Basis von Arbeitstagen, offenen Tagen oder nach der Regel des dreißigsten oder einunddreißigsten durchzuführen.

Die anzuwendende Formel lautet wie folgt:

Gehaltsabrechnung für den Monat = Monatliches Gehalt − (Monatliches Gehalt ÷ Anzahl der Kalendertage des Monats × Anzahl der nicht gearbeiteten Kalendertage vor der Einstellung)

Diese Formel ergibt sich aus der kombinierten Anwendung der Artikel L.3242-1 (Monatlichen Gehaltsauszahlung) und L.3121-58 und folgende des Arbeitsgesetzbuches. Der Zugriff auf Kalendertage ist gerechtfertigt, da das forfait jours vom stündlichen Abrechnungsverfahren abweicht: Die Bezugnahme auf Kalendertage ist die einzige, die neutral und der Natur des forfait gerecht wird.

Warum sind die anderen Proratisierungsmethoden verboten?

Die Regel des dreißigsten (oder einunddreißigsten) stellt einen Mechanismus dar, der aus der Rechtsprechung für Mitarbeiter abgeleitet wurde, deren Arbeitszeit in Stunden erfasst wird. Dies auf einen Mitarbeiter im forfait jours anzuwenden, würde zu einer künstlichen Verzerrung führen, die je nach tatsächlicher Anzahl der Kalendertage im Monat entweder zugunsten oder zuungunsten des Mitarbeiters ausfällt. Ebenso ist die Proratisierung nach Arbeitstagen oder offenen Tagen für das forfait jours ungeeignet, da diese auf der Erfassung von Arbeitstagen und Ruhezeiten im Jahr basiert und nicht auf einer wöchentlichen Logik von fünf oder sechs Tagen.

Der Kassationshof hat wiederholt darauf hingewiesen, dass die Vereinbarungen zu forfait jours strikt auszulegen sind und dass jede nicht im geltenden Tarifvertrag oder durch das Gesetz vorgesehene Berechnungsmethode infrage gestellt werden kann (Cass. soc., 29. Juni 2011, Nr. 09-71.107). Es ist daher zwingend erforderlich, sich an die Methode der Kalendertage zu halten, die alleine den Texten entspricht.

Wie berechnet man die Anzahl der zu arbeitenden Tage im verbleibenden Zeitraum nach einer Einstellung im Laufe des Jahres?

Die zweite zu durchführende Berechnung betrifft die Bestimmung der Anzahl der Tage, die der Mitarbeiter tatsächlich zwischen seinem Einstellungsdatum und dem Ende des Referenzzeitraums (in der Regel der 31. Dezember bei einem auf das Kalenderjahr abgestimmten Zeitraum) arbeiten muss. Dieser Vorgang folgt einer obligatorischen Methode in fünf Schritten (a → e), die wir im Folgenden detailliert erläutern.

Schritt (a): Bestimmen der verbleibenden Kalendertage im Zeitraum

Es gilt, die Gesamtzahl der Kalendertage zwischen dem Einstellungsdatum (einschließlich) und dem letzten Tag des Referenzzeitraums (einschließlich) zu zählen. Zum Beispiel, bei einer Einstellung am 15. April mit einem auf das Kalenderjahr abgestimmten Zeitraum zählen wir vom 15. April bis 31. Dezember, also 261 Kalendertage.

Schritt (b): Abzug der wöchentlichen Ruhetage

Daraufhin ziehen wir alle Samstage und Sonntage (oder die in der Tarifvereinbarung vorgesehenen Ruhetage) ab, die in den Zeitraum fallen. Artikel L.3132-1 des Arbeitsgesetzbuches garantiert eine wöchentliche Ruhezeit von mindestens 24 aufeinanderfolgenden Stunden, zuzüglich 11 Stunden täglicher Ruhezeit, somit 35 kontinuierliche Stunden. Für unser Beispiel vom 15. April bis 31. Dezember identifizieren wir typischerweise 74 Ruhetage (Samstage und Sonntage).

Schritt (c): Abzug der Feiertage, die auf einen normalerweise arbeitsfähigen Tag fallen

Es werden nur die Feiertage abgezogen, die auf einen Tag fallen, der üblicherweise gearbeitet wird (im Allgemeinen von Montag bis Freitag). Feiertage, die auf einen Samstag oder Sonntag fallen, müssen nicht abgezogen werden, da sie bereits im Schritt (b) neutralisiert wurden. Die Artikel L.3133-1 und L.3133-7 bis L.3133-12 des Arbeitsgesetzbuches enthalten die Liste der gesetzlichen Feiertage. Für den Zeitraum vom 15. April bis 31. Dezember 2026 identifizieren wir beispielsweise 6 Feiertage, die auf einen Arbeitstag fallen (1. Mai, 8. Mai, 14. Juli, Christi Himmelfahrt, 15. August, 1. November, 25. Dezember gemäß den Jahren — die genaue Zählung hängt vom Kalender des jeweiligen Jahres ab).

Schritt (d): Abzug der proratisierten Urlaubsansprüche

Der im Laufe des Jahres eingestellte Mitarbeiter erwirbt Urlaubsansprüche, die gemäß Artikel L.3141-1 des Arbeitsgesetzbuches proratisiert werden. Diese Ansprüche müssen geschätzt und von der Anzahl der zu arbeitenden Tage abgezogen werden. Bei einem Mitarbeiter, der am 15. April eingestellt wurde, werden die in der verbleibenden Referenzzeit erworbenen Ansprüche anteilig berechnet. Wenn der Mitarbeiter noch keinen Urlaubsanspruch erworben hat (erstes Jahr ohne Übertragung), kann diese Stufe null ergeben, muss jedoch trotzdem im Berechnungsvorgang formalisiert werden.

Schritt (e): Abzug der proratisierten Ruhetage des forfait

Die mit dem forfait verbundenen Ruhetage (häufig als „RTT forfait“ oder „JNT - nicht gearbeitete Tage“ bezeichnet) müssen ebenfalls proratisiert werden, wobei der verbleibende Zeitraum im Jahr berücksichtigt wird. Die jährliche Anzahl der Ruhetage ergibt sich aus der klassischen Formel: 365 Tage − 104 Ruhetage − X Feiertage an Arbeitstagen − 25 Urlaubstage − 218 Arbeitstage = Y Ruhetage. Diese Anzahl Y wird dann in Abhängigkeit von der Anzahl der verbleibenden Kalendertage im Verhältnis zur Gesamtzahl der Kalendertage im Jahr proratisiert. Das Ergebnis wird, je nach den schützendsten Gepflogenheiten, auf das nächste halbe Tag aufgerundet, es sei denn, eine abweichende tarifliche Bestimmung ist gegeben.

Endergebnis und Solidaritätstag

Die Anzahl der zu arbeitenden Tage ergibt sich aus: (a) − (b) − (c) − (d) − (e). Sollte der Solidaritätstag (Artikel L.3133-7 des Arbeitsgesetzbuches) im aktuellen Zeitraum beim vorherigen Arbeitgeber noch nicht geleistet worden sein, muss +1 Tag zum erhaltenen Ergebnis hinzugefügt werden. Es obliegt dem Arbeitgeber, diesen Punkt bei der Einstellung zu prüfen, indem er den Mitarbeiter um eine Bestätigung seines vorherigen Arbeitgebers bittet.

Was ist das vollständige Beispiel für eine Einstellung am 15. April mit einem Gehalt von 4.000 Euro und einem forfait von 218 Tagen?

Nehmen wir folgendes Beispiel an: Ein autonomer Führungskraft wird am 15. April 2026 mit einem monatlichen Bruttoentgelt von 4.000 € und einem jährlichen forfait von 218 Tagen für einen auf das Kalenderjahr abgestimmten Zeitraum (1. Januar – 31. Dezember) eingestellt.

Berechnung des Gehalts für den Monat April

Der Monat April hat 30 Kalendertage. Der Mitarbeiter hat vom 1. bis 14. April nicht gearbeitet, also 14 nicht gearbeitete Kalendertage.

Gehalt für April = 4.000 − (4.000 ÷ 30 × 14) = 4.000 − 1.866,67 = 2.133,33 €

Berechnung der Anzahl der zu arbeitenden Tage vom 15. April bis 31. Dezember

(a) Kalendertage vom 15. April bis 31. Dezember: 261 Tage

(b) Wöchentliche Ruhezeit (Samstage und Sonntage): 74 Tage

(c) Feiertage auf Arbeitstagen (1. Mai, 8. Mai, Christi Himmelfahrt, 14. Juli, 15. August, 1. November, 25. Dezember): 7 Tage (die genaue Zählung variiert je nach Kalender 2026)

(d) Proratisierte Urlaubsansprüche: Der am 15. April eingestellte Mitarbeiter hat noch keine nutzbaren Urlaubstage im laufenden Zeitraum erworben. Wir berücksichtigen 0 Tage (oder die Anzahl der gegebenenfalls übertragenen Tage).

(e) Proratisierte Ruhetage des forfait: Im gesamten Jahr beträgt die Anzahl der Ruhetage beispielsweise 10 Tage. Proratisierung: 10 × (261 ÷ 365) = 7,15 Tagen, auf 7,5 Tage aufgerundet.

Ergebnis: 261 − 74 − 7 − 0 − 7,5 = 172,5 Tage zu arbeiten.

Wenn der Solidaritätstag nicht durchgeführt wurde: 172,5 + 1 = 173,5 Tage.

Diese Berechnung muss in einem Dokument festgehalten werden, das dem Arbeitsvertrag beigefügt oder in einer Ergänzung enthalten ist, um das Vertragsverhältnis zu sichern und einen genauen Überblick über die gezählten Arbeitstage zu ermöglichen. Nutzen Sie unseren Simulationsrechner für forfait jours, um diese Berechnung zu automatisieren.

Was sind die häufigsten Fehler von Arbeitgebern bei dieser Proratisierung?

Rechtsstreitigkeiten im Zusammenhang mit dem forfait jours bei einer Einstellung im Laufe des Jahres offenbaren wiederkehrende Fehler, die wir im Folgenden auflisten, zusammen mit den damit verbundenen rechtlichen Risiken:

1. Anwendung der Regel des dreißigsten für die Gehaltsabrechnung des ersten Monats. Dieser Fehler ist der häufigste. Er führt zu einem ungenauen Gehaltsbetrag, der entweder zugunsten oder zuungunsten des Mitarbeiters ausfällt. In beiden Fällen kann der Mitarbeiter aufgrund des Artikels L.3242-1 des Arbeitsgesetzbuches eine Nachzahlung verlangen, mit einer dreijährigen Verjährungsfrist (Artikel L.3245-1).

2. Versäumnis, die Ruhetage zu proratisieren. Einige Arbeitgeber gewähren dem im Laufe des Jahres eingestellten Mitarbeiter die volle Anzahl der jährlichen Ruhetage, was die Anzahl der gearbeiteten Tage künstlich verringert und möglicherweise Probleme bei späteren Austritten aufwirft (Regulierung in Bezug auf die Schlussabrechnung).

3. Proratisierung der zu arbeitenden Tage auf Basis von Arbeitstagen und nicht von Kalendertagen. Die Methode (a) → (e) verlangt die Grundlage von Kalendertagen. Die Grundlage von Arbeitstagen verzerrt die gesamte nachfolgende Berechnung.

4. Keine Berücksichtigung des Solidaritätstags. Das Versäumnis, den Solidaritätstag zu berücksichtigen, ist häufig bei Einstellungen im Laufe des Jahres, obwohl der Mitarbeiter diesen Tag bei seinem vorherigen Arbeitgeber nicht immer geleistet hat. Artikel L.3133-7 des Arbeitsgesetzbuches verpflichtet jedoch zur jährlichen Durchführung.

5. Fehlende schriftliche Formalisierung der Berechnung. Da die Vereinbarung zum forfait einen förmlichen Akt darstellt, der die ausdrückliche Zustimmung des Mitarbeiters erfordert (Cass. soc., 31. Januar 2012, Nr. 10-17.593), muss die Proratisierung des forfait im Falle einer Einstellung im Laufe des Jahres schriftlich festgehalten werden, idealerweise im Arbeitsvertrag oder in einer Ergänzung.

Wie verbindet man die Proratisierung des forfait jours mit den erklärenden Verpflichtungen in der DSN?

Die nominative Sozialerklärung (DSN) verpflichtet zur monatlichen Erklärung der Anzahl der tatsächlich vom Mitarbeiter im forfait jours gearbeiteten Tage. Bei einer Einstellung im Laufe des Monats muss die erste DSN folgendes widerspiegeln:

• Das proratisierte Gehalt gemäß der oben beschriebenen Formel;
• Die tatsächlich im unvollständigen Monat gearbeiteten Tage;
• Das anwendbare, proratisierte Jahres forfait des Mitarbeiters.

Es ist wichtig, dass die Softwareeinstellungen auf diese drei Punkte überprüft werden, da DSN-Anomalien Anfragen von der URSSAF oder der Pensionskasse auslösen können. Um die Gehaltsmechanismen im Zusammenhang mit dem forfait jours zu vertiefen, konsultieren Sie unseren Gehaltsleitfaden.

Welche geltenden Referenztexte sind anwendbar?

Der rechtliche Rahmen für das forfait jours bei einer Einstellung im Laufe des Jahres basiert auf folgenden Texten:

• Artikel L.3121-58 und folgende des Arbeitsgesetzbuches: allgemeines Regime des Jahresurlaubes im jours;
• Artikel L.3242-1 des Arbeitsgesetzbuches: Monatsgehaltszahlung;
• Artikel L.3132-1 des Arbeitsgesetzbuches: wöchentliche Ruhezeit;
• Artikel L.3133-1 des Arbeitsgesetzbuches: Liste der gesetzlichen Feiertage;
• Artikel L.3133-7 bis L.3133-12 des Arbeitsgesetzbuches: Solidaritätstag;
• Artikel L.3141-1 des Arbeitsgesetzbuches: bezahlter Urlaub.

Der Arbeitgeber muss sich auch auf den branchen- oder Unternehmenskollektivvertrag beziehen, der das forfait jours regelt, der spezifische Proratisierungsmethoden vorsehen kann, vorausgesetzt, diese sind mindestens ebenso vorteilhaft wie die gesetzlichen Bestimmungen.

FAQ — Häufig gestellte Fragen zur Vergütung eines Mitarbeiters im forfait jours, der im Laufe des Jahres eingestellt wurde

Gilt die Proratisierung nach Kalendertagen auch beim Ausscheiden im Laufe des Monats?

Ja. Die Methode der Proratisierung nach Kalendertagen ist symmetrisch: Sie gilt sowohl bei Antritt als auch beim Ausscheiden im Laufe des Monats. Die Schlussabrechnung muss gemäß derselben Formel berechnet werden, wobei die tatsächlich gearbeiteten Kalendertage im letzten Monat berücksichtigt werden.

Was passiert, wenn der Mitarbeiter die Anzahl der proratisierten Tage überschreitet?

Sollte der Mitarbeiter mehr Tage arbeiten als das proratisierte forfait, müssen die überschüssigen Tage gemäß den Bestimmungen des Artikels L.3121-59 des Arbeitsgesetzbuches behandelt werden: Der Mitarbeiter kann, mit Zustimmung des Arbeitgebers, auf einen Teil seiner Ruhetage gegen eine Gehaltserhöhung von mindestens 10 % verzichten, formalisiert durch eine Ergänzung des Arbeitsvertrags.

Darf der Arbeitgeber eine andere Proratisierungsmethode anwenden, die im Tarifvertrag festgelegt ist?

Ein Tarifvertrag kann spezifische Proratisierungsmethoden vorsehen, solange diese mindestens ebenso vorteilhaft sind wie die gesetzliche Methode. Dennoch bleibt die Proratisierung des Gehalts des ersten Monats nach Kalendertagen die einzige Methode, die den Bestimmungen des Artikels L.3242-1 des Arbeitsgesetzbuches entspricht. Der Tarifvertrag kann hiervon nicht zum Nachteil des Mitarbeiters abweichen.

Wie geht man mit Abwesenheiten eines im forfait jours während des Jahres eingestellten Mitarbeiters um?

Abwesenheiten nach der Einstellung werden nach denselben Regeln wie für einen das ganze Jahr anwesenden Mitarbeiter vom proratisierten forfait abgezogen. Jeder Abwesenheitstag (Krankheit, unbezahlter Urlaub usw.) reduziert die Anzahl der zu arbeitenden Tage um eins und führt zu einer Gehaltsabzüge, die auf Basis des Tagesgehalts berechnet wird (monatliches Gehalt ÷ 21,67 durchschnittliche Arbeitstage, oder gemäß der anwendbaren tariflichen Methode).

Muss ein zusammenfassendes Dokument an den Mitarbeiter übergeben werden?

Artikel L.3121-65 des Arbeitsgesetzbuches verpflichtet den Arbeitgeber, ein KontrollDokument zu erstellen, aus dem die Anzahl und die Daten der geleisteten Tage oder Halbtage hervorgehen. Im Falle einer Einstellung im Laufe des Jahres muss dieses Dokument das anwendbare proratisierte forfait und die Verfolgung der gearbeiteten Tage ab dem Einstellungsdatum enthalten.

Für weitere Fragen zur Verwaltung des Gehalts eines Mitarbeiters im forfait jours zögern Sie nicht, unsere Kanzlei zu kontaktieren. Sie können auch unseren Simulationsrechner für forfait jours online nutzen, um eine sofortige Berechnung zu erhalten.