Cómo calcular las vacaciones pagadas en nómina en 2025: guía completa
Introducción: las vacaciones pagadas, un cálculo incontournable en nómina
El cálculo de las vacaciones pagadas es una de las operaciones más recurrentes y técnicas en la gestión de nómina. Entre la règle du dixième (regla del décimo) y el maintien de salaire (mantención del salario), la comparación obligatoria entre los dos métodos, las especificidades de los trabajadores temporales y de las empresas del BTP (bâtiment et travaux publics), así como la reforma importante de la ley del 22 de abril de 2024 sobre la adquisición de vacaciones durante la enfermedad, los gestores de nómina deben dominar un corpus normativo denso.
El BOSS (Boletín Oficial de la Seguridad Social) aporta precisiones esenciales sobre el impacto de las vacaciones pagadas en el cálculo de las reducciones generales y sobre las especificidades sectoriales (BTP, temporalidad). Esta guía completa le acompaña en el dominio de todos los aspectos del cálculo de las vacaciones pagadas en 2025.
La adquisición de vacaciones pagadas
El principio: 2,5 días hábiles por mes de trabajo efectivo
Todo empleado adquiere 2,5 días hábiles de vacaciones pagadas por mes de trabajo efectivo en el mismo empleador, lo que equivale a 30 días hábiles (5 semanas) para un año completo de trabajo. El período de referencia para la adquisición abarca desde el 1 de junio del año N-1 hasta el 31 de mayo del año N (salvo acuerdo colectivo que prevea otro período, por ejemplo, el año civil).
Cuando el número de días adquiridos no es un número entero, se redondea al número entero superior. Por ejemplo, un empleado que haya trabajado 7 meses adquiere: 7 x 2,5 = 17,5, redondeado a 18 días hábiles.
El cómputo en días hábiles
Muchas empresas computan las vacaciones en días hábiles (lunes a viernes, es decir, 5 días por semana) en lugar de en días efectivos (lunes a sábado, es decir, 6 días por semana). En este caso, el derecho anual es de 25 días hábiles en lugar de 30 días efectivos.
El paso a días hábiles nunca debe ser desfavorable para el empleado en comparación con el cómputo en días efectivos. Se debe realizar una verificación, especialmente para los empleados cuyos días de descanso no corresponden al sábado.
Los períodos asimilados a trabajo efectivo
Ciertos períodos de ausencia se asimilan a trabajo efectivo para la adquisición de vacaciones pagadas:
- Las vacaciones pagadas
- La licencia de maternidad, paternidad y adopción
- Las ausencias por accidente de trabajo y enfermedad profesional (hasta un año)
- Las licencias de formación
- Los días de RTT (reducción del tiempo de trabajo)
- Las ausencias por enfermedad ordinaria (desde la ley del 22 de abril de 2024)
La revolución de la ley del 22 de abril de 2024: adquisición de vacaciones durante la enfermedad
La ley n° 2024-364 del 22 de abril de 2024 ha modificado profundamente las reglas de adquisición de vacaciones pagadas durante las ausencias por enfermedad, transponiendo la jurisprudencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE).
El nuevo principio
Desde esta ley, los empleados en ausencia por enfermedad no profesional adquieren vacaciones pagadas, a razón de 2 días hábiles por mes de ausencia (en lugar de 2,5 días por trabajo efectivo), hasta un máximo de 24 días hábiles al año (en lugar de 30). Esta adquisición se aplica retroactivamente desde el 1 de diciembre de 2009.
Impacto práctico para los gestores de nómina
Esta reforma implica varios cambios concretos:
- Los softwares de nómina deben ser configurados para generar la adquisición de vacaciones pagadas durante las ausencias por enfermedad ordinaria
- Se prevé un derecho a la prórroga de las vacaciones no tomadas debido a la enfermedad: el empleado dispone de 15 meses después de su reincorporación para tomar estas vacaciones
- El empleador debe informar al empleado de sus derechos a vacaciones dentro del mes siguiente a su reincorporación
- Las regularizaciones retroactivas (desde diciembre de 2009) están limitadas a 2 días hábiles por mes de ausencia por enfermedad
En la práctica, esta reforma incrementa el costo del absentismo para los empleadores y requiere un seguimiento riguroso de los contadores de vacaciones en los softwares de nómina.
El cálculo de la indemnidad de vacaciones pagadas: regla del 10º vs. mantenimiento del salario
La indemnidad de vacaciones pagadas es el monto pagado al empleado durante sus vacaciones. Se calcula según dos métodos, y el empleador debe aplicar el más favorable para el empleado.
La regla del mantenimiento del salario
El empleado percibe la remuneración que habría percibido si hubiera trabajado. Concretamente, el comprobante de pago se elabora como si el empleado estuviera en actividad normal: mismo salario base, mismas primas recurrentes, mismos beneficios.
Este método es sencillo de implementar para los empleados cuya remuneración es estable (mensualizada sin variaciones). Generalmente, es más favorable para los empleados con remuneración fija alta.
La regla del décimo (10º)
La indemnidad es igual a 1/10 de la remuneración bruta total percibida durante el período de referencia. Todos los elementos de la remuneración son considerados:
- Salario base
- Horas extras
- Primas relacionadas con el trabajo (prima de antigüedad, prima de rendimiento, etc.)
- Beneficios en especie
- Indemnidad de vacaciones pagadas del período anterior
Quedan excluidos: las primas anuales (13º mes, prima de vacaciones) pagadas independientemente de la toma de vacaciones, los reembolsos de gastos y las primas excepcionales no relacionadas con el trabajo.
La indemnidad del 10º para un día de vacaciones se calcula de la siguiente manera:
Indemnidad diaria = (Remuneración bruta anual / 10) / Número de días de vacaciones adquiridos
Ejemplo numérico de comparación
Un empleado toma 12 días hábiles de vacaciones (2 semanas). Su salario mensual es de 2.800 €. Durante el período de referencia, ha percibido una remuneración bruta total de 35.600 € (incluyendo primas y horas extras). Ha adquirido 30 días de vacaciones.
Método del mantenimiento:
- El empleado percibe su salario habitual de 2.800 € por el mes completo
- Indemnidad por 12 días = 2.800 x (12/26 días hábiles trabajados) = 1.292,31 €
Método del 10º:
- 10º de la remuneración anual: 35.600 / 10 = 3.560 €
- Indemnidad por 12 días: 3.560 x (12/30) = 1.424 €
Comparación: 1.424 € (10º) > 1.292,31 € (mantenimiento). El empleador debe aplicar la regla del 10º, más favorable al empleado en este caso.
Esta comparación es obligatoria en cada toma de vacaciones. Los softwares de nómina realizan este cálculo automáticamente, pero se recomienda verificar los parámetros, especialmente los elementos de la remuneración incluidos en la base del 10º.
Las cajas de vacaciones pagadas: el caso del BTP
El principio de las cajas de vacaciones pagadas
En ciertos sectores de actividad, especialmente el BTP (bâtiment et travaux publics), la gestión de las vacaciones pagadas se mutualiza a través de cajas de vacaciones pagadas. El empleador paga cotizaciones a la caja, que luego se encarga de pagar directamente las indemnidades de vacaciones a los empleados.
El BOSS precisa las reglas aplicables en materia de pago por las cajas:
- Pago al 100 % (código 100): la caja paga la totalidad de la indemnidad de vacaciones pagadas directamente al empleado
- Pago al 90 % (código 90): la caja paga el 90 % de la indemnidad, quedando el 10 % restante para cubrir las cargas sociales
Impacto sobre las cotizaciones sociales
Las indemnidades pagadas por las cajas de vacaciones pagadas están sujetas a cotizaciones sociales. El empleador debe declarar los montos pagados por la caja en la DSN y los integrar en la base de las cotizaciones. La parametrización en nómina debe ser rigurosa para evitar dobles contabilizaciones.
Los temporales: la majoración de 1/10 (10 %)
El BOSS recuerda que los trabajadores temporales reciben una indemnidad compensatoria de vacaciones pagadas (ICCP) igual al 10 % de la remuneración bruta total percibida durante la misión. Esta indemnidad se paga al final de cada misión (o cada mes en caso de misión larga).
Además, para el cálculo de las reducciones generales de cotizaciones, el BOSS prevé una majoración del SMIC de referencia de 1,1 (coeficiente multiplicador) para los trabajadores temporales. Esta majoración tiene en cuenta la ICCP del 10 % integrada en la remuneración.
Ejemplo: Para un temporal en 2025, el SMIC mensual de referencia para el cálculo de las reducciones es:
1.801,80 x 1,1 = 1.981,98 €
Esta majoración garantiza que el temporal no sea penalizado en el cálculo de la reducción general debido a la ICCP.
El impacto de las vacaciones pagadas sobre las reducciones generales
El BOSS precisa las modalidades de integración de las vacaciones pagadas en las fórmulas de cálculo de las reducciones generales de cotizaciones patronales (ex-reducción Fillon).
El caso general
La indemnidad de vacaciones pagadas forma parte integrante de la remuneración bruta considerada en el numerador de la fórmula de cálculo del coeficiente de reducción. El SMIC en el denominador se calcula sobre la base de las horas remuneradas, incluyendo las horas correspondientes a las vacaciones pagadas.
Las cajas de vacaciones pagadas en las reducciones
Cuando las vacaciones son gestionadas por una caja (BTP), el BOSS prevé fórmulas específicas integrando las tasas de cotización de la caja de vacaciones en el cálculo. El empleador no paga directamente la indemnidad de vacaciones, pero la cotización de la caja impacta el cálculo de la reducción.
La fórmula de cálculo del coeficiente T (tasa máxima de reducción) integra las cotizaciones de vacaciones pagadas pagadas a la caja, lo que modifica el umbral de desproporcionalidad de la reducción.
El cómputo de las vacaciones pagadas tomadas
Cómputo en días hábiles
El cómputo en días hábiles (de lunes a sábado, es decir, 6 días por semana) es el modo de cómputo legal. El primer día de vacaciones computado es el primer día hábil en que el empleado debió trabajar. El último día computado es el último día hábil antes de la reincorporación, sábado incluido.
Ejemplo: Un empleado que trabaja de lunes a viernes toma una semana de vacaciones de lunes a viernes. En días hábiles, el cómputo es de 6 días (lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado).
Cómputo en días trabajados
En días trabajados (días normalmente laborados, generalmente de lunes a viernes), la misma semana de vacaciones corresponde a 5 días trabajados.
El paso de un modo de cómputo a otro no debe perjudicar al empleado. La verificación se realiza sobre la totalidad de los derechos anuales: 30 días hábiles = 25 días trabajados = 5 semanas de vacaciones.
La indemnidad compensatoria de vacaciones pagadas (ICCP) al momento de la salida
Al momento de la ruptura del contrato de trabajo (cualquiera que sea la causa: renuncia, despido, rupture conventionnelle o fin de CDD), el empleado percibe una indemnidad compensatoria por las vacaciones adquiridas y no tomadas.
El cálculo de la ICCP sigue las mismas reglas que la indemnidad de vacaciones pagadas: comparación entre el 10º y el mantenimiento, aplicación del método más favorable.
Ejemplo: Un empleado deja la empresa con un saldo de 15 días hábiles de vacaciones no tomadas. Su remuneración bruta durante el período de referencia es de 34.000 €.
- 10º: 34.000 / 10 = 3.400 €
- ICCP por 15 días: 3.400 x (15/30) = 1.700 €
Esta indemnidad está sujeta a cotizaciones sociales y a la retención en origen en las condiciones de derecho común.
Vacaciones pagadas y enfermedad: las nuevas reglas desde 2024
La ley del 22 de abril de 2024 también ha introducido reglas importantes sobre la articulación entre vacaciones pagadas y enfermedad:
- El empleado que se enferma durante sus vacaciones ahora puede aplazar los días de vacaciones no tomados debido a la enfermedad, siempre que justifique una baja de trabajo
- El derecho a aplazamiento está limitado a 15 meses después del final del período de toma de vacaciones
- El empleador debe informar al empleado de sus derechos de aplazamiento en un plazo de un mes tras la reincorporación
Estas nuevas disposiciones refuerzan la protección de los empleados e imponen a los servicios de recursos humanos una gestión más precisa de los contadores de vacaciones.
Tabla resumen de las reglas clave en 2025
- Adquisición: 2,5 días hábiles/mes (trabajo efectivo) o 2 días hábiles/mes (enfermedad no profesional)
- Derechos anuales: 30 días hábiles (25 trabajados) = 5 semanas
- Indemnidad de vacaciones: max(mantenimiento de salario, 1/10 de la remuneración bruta anual)
- Temporales: ICCP del 10 % + majoración del SMIC x 1,1 para reducciones
- Cajas de vacaciones (BTP): pago 100 o 90 según el código de caja
- Enfermedad: adquisición de 2 días hábiles/mes desde la ley del 22 de abril de 2024
- Aplazamiento: 15 meses después de la reincorporación para las vacaciones adquiridas durante la enfermedad
FAQ: sus preguntas sobre las vacaciones pagadas en nómina en 2025
¿El empleador está siempre obligado a comparar la regla del 10º y el mantenimiento del salario?
Sí, la comparación entre los dos métodos es una obligación legal en cada toma de vacaciones. El empleador debe calcular la indemnidad según los dos métodos y aplicar el más favorable para el empleado. Esta comparación puede realizarse globalmente sobre todas las vacaciones del período o en cada toma de vacaciones. En la práctica, los softwares de nómina realizan esta comparación automáticamente, pero es esencial verificar que la base del 10º incluya todos los elementos de remuneración requeridos.
¿Un empleado en baja por enfermedad adquiere tantas vacaciones como un empleado en actividad?
No, desde la ley del 22 de abril de 2024, un empleado en baja por enfermedad no profesional adquiere 2 días hábiles por mes (en lugar de 2,5 para el trabajo efectivo), hasta un máximo de 24 días hábiles al año. En cambio, un empleado en baja por accidente de trabajo o enfermedad profesional continúa adquiriendo 2,5 días hábiles por mes, como si estuviera en actividad, hasta un máximo de un año de ausencia.
¿Cómo funciona la majoración de 1,1 para los temporales en el cálculo de las reducciones?
La majoración de 1,1 del SMIC de referencia para los temporales busca neutralizar el efecto de la ICCP del 10 % en el cálculo de las reducciones generales. Sin esta majoración, la ICCP aumentaría artificialmente la remuneración bruta del temporal en comparación con el SMIC, reduciendo así el monto de la reducción. Con la majoración, el SMIC de referencia pasa de 1.801,80 € a 1.981,98 € en 2025, lo que mantiene el equilibrio del cálculo.
¿Cuáles son las consecuencias del incumplimiento del derecho al aplazamiento de las vacaciones tras enfermedad?
Si el empleador no respeta el derecho al aplazamiento de 15 meses establecido por la ley del 22 de abril de 2024, se expone a un riesgo de condena en el tribunal laboral por daños y perjuicios. El empleado podría reclamar una indemnidad correspondiente a las vacaciones perdidas, calculada según el método más favorable (10º o mantenimiento). Además, el empleador tiene la obligación de informar al empleado de sus derechos en el mes siguiente a la reincorporación. La falta de información podría ser considerada como una falta que compromete la responsabilidad del empleador.
¿La indemnidad compensatoria de vacaciones pagadas está sujeta a cotizaciones sociales?
Sí, la ICCP está completamente sujeta a cotizaciones sociales y a la retención en origen en las condiciones de derecho común. Se integra en la base de todas las cotizaciones (seguridad social, desempleo, pensiones complementarias, CSG/CRDS). También entra en el cálculo del monto neto social (MNS) y del neto imponible. Debe figurar en el saldo de todo cuenta y en el último comprobante de pago del empleado.