Einführung: Urlaubsvergütung, eine unvermeidliche Berechnung in der Gehaltsabrechnung

Die Berechnung der Congés Payés (Urlaubsvergütung) ist eine der am häufigsten durchgeführten und technisch komplexen Aufgaben im Bereich der Gehaltsabrechnung. Zwischen der Zehntelregel und dem Gehaltsnachweis muss ein obligatorischer Vergleich zwischen diesen beiden Methoden durchgeführt werden, ebenso wie die speziellen Vorschriften für Leiharbeiter und Unternehmen im BTP (Bau- und öffentliche Arbeiten), sowie die wesentliche Reform des Gesetzes vom 22. April 2024 zur Zuerkennung von Urlaubstagen während der Krankheit. Gehaltsverwalter müssen ein umfangreiches Regelwerk beherrschen.

Der BOSS (Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale) liefert wesentliche Klarstellungen zu den Auswirkungen von Urlaubsvergütung auf die Berechnung der allgemeinen Ermäßigungen und zu branchenspezifischen Besonderheiten (BTP, Leiharbeit). Dieser umfassende Leitfaden unterstützt Sie dabei, alle Aspekte der Berechnung von Urlaubsvergütungen im Jahr 2025 zu meistern.

Der Erwerb von Urlaubsvergütung

Das Prinzip: 2,5 Arbeitstage pro Monat tatsächlicher Arbeit

Jeder Arbeitnehmer erwirbt 2,5 Arbeitstage Urlaubsvergütung pro Monat tatsächlicher Arbeit beim selben Arbeitgeber, also 30 Arbeitstage (5 Wochen) für ein volles Arbeitsjahr. Der Referenzzeitraum für den Erwerb erstreckt sich vom 1. Juni des Vorjahres bis zum 31. Mai des aktuellen Jahres (außer bei kollektiven Vereinbarungen, die einen anderen Zeitraum vorsehen, z. B. das Kalenderjahr).

Wenn die Anzahl der erworbenen Tage keine ganze Zahl ist, wird sie auf die nächsthöhere ganze Zahl gerundet. Beispielsweise erwirbt ein Arbeitnehmer, der 7 Monate gearbeitet hat: 7 x 2,5 = 17,5, gerundet auf 18 Arbeitstage.

Die Abrechnung in Arbeitstagen

Viele Unternehmen rechnen die Urlaubsvergütung in Arbeitstagen (Montag bis Freitag, also 5 Tage pro Woche) statt in Arbeitstagen (Montag bis Samstag, also 6 Tage pro Woche). In diesem Fall beträgt das jährliche Recht 25 Arbeitstage anstelle von 30 Arbeitstagen.

Der Wechsel zu Arbeitstagen darf niemals nachteilig für den Arbeitnehmer im Vergleich zur Abrechnung in Arbeitstagen sein. Eine Überprüfung muss durchgeführt werden, insbesondere für Arbeitnehmer, deren Ruhetage nicht mit dem Samstag übereinstimmen.

Als Arbeit gewertete Zeiten

Einige Abwesenheitszeiträume werden als tatsächliche Arbeit für den Erwerb von Urlaubsvergütung gewertet:

• Die Urlaubsvergütung selbst
• Mutterschutz, Vaterschafts- und Adoptionsurlaub
• Arbeitsunfähigkeitszeiten aufgrund eines Arbeitsunfalls und einer Berufskrankheit (bis zu einem Jahr)
• Fortbildungsurlaub
• RTT-Tage (Reduzierung der Arbeitszeit)
• Ordentliche Krankheitsstände (seit dem Gesetz vom 22. April 2024)

Die Revolution des Gesetzes vom 22. April 2024: Erwerb von Urlaubsvergütung während der Krankheit

Das Gesetz Nr. 2024-364 vom 22. April 2024 hat die Regeln für den Erwerb von Urlaubsvergütung während von Arbeitsunfähigkeitszeiten erheblich geändert, indem es die Rechtsprechung des Gerichtshofs der Europäischen Union (EuGH) umgesetzt hat.

Das neue Prinzip

Seit diesem Gesetz erwerben Arbeitnehmer in nicht beruflicher Arbeitsunfähigkeit Urlaubsvergütung, und zwar 2 Arbeitstage pro Monat Abwesenheit (statt 2,5 Arbeitstag für faktische Arbeit), bis maximal 24 Arbeitstage pro Jahr (anstatt 30). Dieser Erwerb gilt rückwirkend ab dem 1. Dezember 2009.

Praktische Auswirkungen für Gehaltsverwalter

Diese Reform bringt mehrere konkrete Änderungen mit sich:

• Die Gehaltssoftware muss so eingestellt werden, dass die Urlaubsvergütung während der normalen Krankheitsabsenzen generiert wird.
• Ein Anspruch auf Übertragung ist für nicht genommenen Urlaub aufgrund von Krankheit vorgesehen: Der Arbeitnehmer hat 15 Monate nach seiner Rückkehr Zeit, um diese Urlaubstage zu nehmen.
• Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer innerhalb eines Monats nach seiner Rückkehr über seine Urlaubsansprüche informieren.
• Rückwirkende Anpassungen (seit Dezember 2009) sind auf 2 Arbeitstage pro Monat Krankheitsabsenz begrenzt.

In der Praxis erhöht diese Reform die Kosten für Abwesenheiten für Arbeitgeber und erfordert eine strenge Überwachung der Urlaubsansprüche in der Gehaltssoftware.

Die Berechnung der Urlaubsvergütung: Zehntelregel vs. Gehaltsnachweis

Die Urlaubsvergütung ist der Betrag, der dem Arbeitnehmer während seines Urlaubs gezahlt wird. Sie wird nach zwei Methoden berechnet, wobei der Arbeitgeber die für den Arbeitnehmer günstigste anwenden muss.

Die Regel des Gehaltsnachweises

Der Arbeitnehmer erhält das Gehalt, das er erhalten hätte, wenn er gearbeitet hätte. Konkret wird die Gehaltsabrechnung so erstellt, als ob der Arbeitnehmer in normaler Tätigkeit wäre: dasselbe Grundgehalt, dieselben regelmäßigen Prämien, dieselben Vorteile.

Diese Methode ist einfach umzusetzen für Arbeitnehmer, deren Vergütung stabil ist (monatlich ohne Schwankungen). Sie ist in der Regel günstiger für Arbeitnehmer mit einem hohen festen Einkommen.

Die Zehntelregel (10. Berechnung)

Die Vergütung beträgt 1/10 der gesamten Bruttvergütung, die während des Referenzzeitraums erhalten wurde. Alle Vergütungselemente werden berücksichtigt:

• Grundgehalt
• Überstunden
• Arbeitsbezogene Prämien (z. B. Altersprämie, Leistungsprämie)
• Sachleistungen
• Urlaubsvergütung der vorherigen Periode

Vom Anspruch ausgeschlossen sind: jährliche Prämien (13. Monatsgehalt, Urlaubsprämie), die unabhängig von der Inanspruchnahme von Urlaub gewährt werden, Aufwandsentschädigungen und einmalige Prämien, die nicht arbeitsbezogen sind.

Die Vergütung der 10. Berechnung für einen Urlaubstag wird wie folgt berechnet:

Tagesvergütung = (Jährliche Bruttvergütung / 10) / Anzahl der erworbenen Urlaubstage

Vergleich mit Zahlen

Ein Arbeitnehmer nimmt 12 Arbeitstage Urlaub (2 Wochen). Sein Monatsgehalt beträgt 2.800 €. Während des Referenzzeitraums hat er eine gesamte Bruttvergütung von 35.600 € erhalten (einschließlich Prämien und Überstunden). Er hat 30 Urlaubstage erworben.

Methode des Gehaltsnachweises:

• Der Arbeitnehmer erhält sein übliches Gehalt von 2.800 € für den gesamten Monat.
• Vergütung für 12 Tage = 2.800 x (12/26 tatsächliche Arbeitstage) = 1.292,31 €

Methode der Zehntelregel:

• Zehntel der jährlichen Vergütung: 35.600 / 10 = 3.560 €
• Vergütung für 12 Tage: 3.560 x (12/30) = 1.424 €

Vergleich: 1.424 € (Zehntelregel) > 1.292,31 € (Gehaltsnachweis). Der Arbeitgeber muss die Zehntelregel anwenden, die in diesem Fall günstiger für den Arbeitnehmer ist.

Dieser Vergleich ist verpflichtend bei jeder Urlaubsinanspruchnahme. Die Gehaltssoftware führt diese Berechnung automatisch durch, aber es wird empfohlen, die Parameter zu überprüfen, insbesondere die Vergütungselemente, die in die Basis der Zehntelregel einfließen.

Die Urlaubsvergütungskassen: Der Fall BTP

Das Prinzip der Urlaubsvergütungskassen

In bestimmten Wirtschaftssektoren, insbesondere im BTP, wird die Verwaltung der Urlaubsvergütung über Urlaubsvergütungskassen mutualisiert. Der Arbeitgeber zahlt Beiträge an die Kasse, die dann die Urlaubsvergütungen direkt an die Arbeitnehmer auszahlt.

Der BOSS präzisiert die geltenden Regeln für die Zahlungen durch die Kassen:

• Zahlung zu 100 % (Code 100): Die Kasse zahlt die gesamte Urlaubsvergütung direkt an den Arbeitnehmer aus.
• Zahlung zu 90 % (Code 90): Die Kasse zahlt 90 % der Vergütung, die restlichen 10 % werden einbehalten, um die Sozialabgaben zu decken.

Auswirkungen auf die Sozialabgaben

Die von den Urlaubsvergütungskassen gezahlten Vergütungen unterliegen den Sozialabgaben. Der Arbeitgeber muss die von der Kasse gezahlten Beträge in der DSN (Déclaration Sociale Nominative) angeben und in die Beitragsgrundlage einbeziehen. Die Parametrisierungen in der Gehaltsabrechnung müssen sorgfältig durchgeführt werden, um Doppelbuchungen zu vermeiden.

Die Leiharbeiter: Die Erhöhung von 1/10 (10 %)

Der BOSS erinnert daran, dass Leiharbeiter Anspruch auf eine Urlaubsvergütungsausgleich (ICCP) haben, die 10 % der gesamten Bruttvergütung während der Mission beträgt. Diese Vergütung wird am Ende jeder Mission (oder monatlich bei längeren Einsätzen) ausgezahlt.

Darüber hinaus sieht der BOSS für die Berechnung der allgemeinen Beitragserleichterungen eine Erhöhung des Referenzminima für die SMIC um 1,1 (Multiplikationsfaktor) für Leiharbeiter vor. Diese Erhöhung berücksichtigt die in die Vergütung integrierte ICP von 10 %.

Beispiel: Für einen Leiharbeiter im Jahr 2025 beträgt das monatliche Minimum für die Berechnung der Erleichterungen:

1.801,80 x 1,1 = 1.981,98 €

Diese Erhöhung stellt sicher, dass der Leiharbeiter bei der Berechnung der allgemeinen Ermäßigung aufgrund der ICP nicht benachteiligt wird.

Die Auswirkungen von Urlaubsvergütungen auf die allgemeinen Ermäßigungen

Der BOSS präzisiert die Modalitäten zur Integration von Urlaubsvergütungen in die Berechnungsformeln der allgemeinen Arbeitgeberbeiträge (ehem. Fillon-Ermäßigung).

Der allgemeine Fall

Die Urlaubsvergütung ist Bestandteil der Bruttvergütung, die in den Zähler der Berechnungsformel für den Reduktionskoeffizienten einfließt. Der SMIC im Nenner wird auf Basis der vergüteten Stunden berechnet, einschließlich der Stunden, die den Urlaubsvergütungen entsprechen.

Die Kassen bei der Urlaubsvergütung in den Erleichterungen

Wenn die Urlaubsvergütungen von einer Kasse verwaltet werden (BTP), sieht der BOSS spezifische Formeln vor, die die Kassenbeiträge in die Berechnung einbeziehen. Der Arbeitgeber zahlt die Urlaubsvergütung nicht direkt, aber der Kassenbeitrag beeinflusst die Berechnung der Erleichterung.

Die Berechnungsformel für den T-Koeffizienten (maximaler Reduktionssatz) integriert die an die Kasse gezahlten Urlaubsvergütungen, was den Degressivitätsgrenzwert der Erleichterung modifiziert.

Die Abrechnung der in Anspruch genommenen Urlaubsvergütungen

Abrechnung in Arbeitstagen

Die Abrechnung in Arbeitstagen (von Montag bis Samstag, also 6 Tage pro Woche) ist die gesetzliche Abrechnungsmethode. Der erste Urlaubstag wird als der erste Arbeitstag gezählt, an dem der Arbeitnehmer hätte arbeiten müssen. Der letzte Urlaubstag ist der letzte Arbeitstag vor der Rückkehr, einschließlich Samstag.

Beispiel: Ein Arbeitnehmer, der Montag bis Freitag arbeitet, nimmt eine Woche Urlaub von Montag bis Freitag. In Arbeitstagen wird die Abrechnung auf 6 Tage festgelegt (Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag).

Abrechnung in Arbeitstagen

In Arbeitstagen (gewöhnlich wöchentlich, meistens Montag bis Freitag) entspricht dieselbe Woche Urlaub 5 Arbeitstagen.

Der Wechsel von einer Abrechnungsmethode zur anderen darf den Arbeitnehmer nicht benachteiligen. Die Überprüfung erfolgt auf alle jährlichen Ansprüche: 30 Arbeitstage = 25 Arbeitstage = 5 Wochen Urlaub.

Der Ausgleich für nicht genommenen Urlaub (ICCP) beim Ausscheiden

Beim Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis (aus welchem Grund auch immer: Kündigung, Entlassung, rupture conventionnelle, Ende eines befristeten Arbeitsverhältnisses) erhält der Arbeitnehmer eine Entschädigung für nicht genommenen und erworbenen Urlaub.

Die Berechnung der ICCP folgt denselben Regeln wie die Urlaubsvergütung: Vergleich zwischen der Zehntelregel und dem Gehaltsnachweis sowie Anwendung der für den Arbeitnehmer günstigeren Methode.

Beispiel: Ein Arbeitnehmer verlässt das Unternehmen mit einem Guthaben von 15 Arbeitstagen nicht genommenen Urlaubs. Sein Bruttolohn im Referenzzeitraum beträgt 34.000 €.

• Zehntel: 34.000 / 10 = 3.400 €
• ICCP für 15 Tage: 3.400 x (15/30) = 1.700 €

Diese Vergütung unterliegt den Sozialabgaben und wird nach den geltenden allgemeinen Bedingungen abgezogen.

Urlaubsvergütungen und Krankheit: die neuen Regeln seit 2024

Das Gesetz vom 22. April 2024 hat ebenfalls wichtige Regeln zur Abstimmung zwischen Urlaubsvergütungen und Krankheit eingeführt:

• Ein Arbeitnehmer, der während seines Urlaubs erkrankt, kann nun die Tage, die aufgrund der Krankheit nicht genommen wurden, aufschieben, vorausgesetzt, er reicht einen Arbeitsunfähigkeitsnachweis ein.
• Das Recht auf Aufschub ist auf 15 Monate nach dem Ende des Zeitraums der Urlaubsinanspruchnahme begrenzt.
• Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer innerhalb eines Monats nach seiner Rückkehr über seine Aufschubansprüche informieren.

Diese neuen Bestimmungen verstärken den Schutz der Arbeitnehmer und erfordern von den Personalabteilungen eine genauere Verwaltung der Urlaubsansprüche.

Zusammenfassung der wichtigsten Regeln im Jahr 2025

• Erwerb: 2,5 Arbeitstage/Monat (tatsächliche Arbeit) oder 2 Arbeitstage/Monat (nicht berufliche Krankheit)
• Jährliche Ansprüche: 30 Arbeitstage (25 Arbeitstage) = 5 Wochen
• Urlaubsvergütung: max(Gehaltserhalt, 1/10 der jährlichen Bruttvergütung)
• Leiharbeiter: ICCP von 10 % + SMIC-Erhöhung x 1,1 für Erleichterungen
• Urlaubsvergütungskassen (BTP): 100 % oder 90 % Zahlung gemäß Kassencode
• Krankheit: Erwerb von 2 Arbeitstagen/Monat seit dem Gesetz vom 22. April 2024
• Aufschub: 15 Monate nach der Rückkehr für Urlaub, der während der Krankheit erworben wurde

FAQ: Ihre Fragen zur Urlaubsvergütung in der Gehaltsabrechnung im Jahr 2025

Ist der Arbeitgeber immer verpflichtet, die Zehntelregel und den Gehaltsnachweis zu vergleichen?

Ja, der Vergleich zwischen den beiden Methoden ist eine gesetzliche Verpflichtung bei jeder Urlaubsinanspruchnahme. Der Arbeitgeber muss die Vergütung nach beiden Methoden berechnen und die für den Arbeitnehmer günstigere anwenden. Dieser Vergleich kann global über alle Urlaubstage des Zeitraums oder bei jeder Urlaubsinanspruchnahme durchgeführt werden. In der Praxis führen die Gehaltssoftware diesen Vergleich automatisch durch, aber es ist wichtig zu überprüfen, ob die Grundlage der Zehntelregel tatsächlich alle erforderlichen Vergütungselemente umfasst.

Erwirbt ein Arbeitnehmer in Arbeitsunfähigkeit genauso viele Urlaubstage wie ein aktiver Arbeitnehmer?

Nein, seit dem Gesetz vom 22. April 2024 erwirbt ein Arbeitnehmer in nicht beruflicher Arbeitsunfähigkeit 2 Arbeitstage pro Monat (statt 2,5 für die tatsächliche Arbeit), bis zu maximal 24 Arbeitstagen pro Jahr. Ein Arbeitnehmer in Arbeitsunfähigkeit aufgrund eines Arbeitsunfalls oder einer Berufskrankheit hingegen erwirbt weiterhin 2,5 Arbeitstage pro Monat, als wäre er aktiv, bis maximal ein Jahr Abwesenheit.

Wie funktioniert die Erhöhung von 1,1 für Leiharbeiter bei der Berechnung der Erleichterungen?

Die Erhöhung des Referenz-SMIC um 1,1 für Leiharbeiter zielt darauf ab, die Auswirkungen der ICCP von 10 % in der Berechnung der allgemeinen Erleichterungen zu neutralisieren. Ohne diese Erhöhung würde die ICCP das Bruttoeinkommen des Leiharbeiters im Vergleich zum SMIC künstlich erhöhen, was den Erleichterungsbetrag verringern würde. Mit der Erhöhung beträgt der Referenz-SMIC im Jahr 2025 1.801,80 € bis 1.981,98 €, was das Gleichgewicht der Berechnung aufrechterhält.

Welche Konsequenzen hat die Nichteinhaltung des Rechts auf Aufschub der Urlaubstage nach einer Krankheit?

Wenn der Arbeitgeber das Recht auf Aufschub von 15 Monaten, das durch das Gesetz vom 22. April 2024 eingeführt wurde, nicht einhält, setzt er sich dem Risiko einer arbeitsrechtlichen Verurteilung wegen Schadensersatzansprüchen aus. Der Arbeitnehmer könnte eine Vergütung für die verlorenen Urlaubstage fordern, die nach der für ihn günstigsten Methode (Zehntel oder Gehaltserhalt) berechnet wird. Darüber hinaus ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Arbeitnehmer innerhalb eines Monats nach seiner Rückkehr über seine Rechte zur Aufschiebung zu informieren. Das Versäumnis der Information könnte als Pflichtverletzung gewertet werden, die die Verantwortung des Arbeitgebers zur Folge hat.

Ist die Urlaubsvergütungsausgleich (ICCP) sozialabgabenpflichtig?

Ja, die ICCP unterliegt vollumfänglich den Sozialabgaben und dem Quellensteuerabzug unter den üblichen Bedingungen. Sie wird in die Bemessungsgrundlage aller Abgaben (Sozialversicherung, Arbeitslosigkeit, Altersvorsorge, CSG/CRDS) einbezogen. Sie fließt auch in die Berechnung des Netto-Sozialbetrags (MNS) und des steuerpflichtigen Nettobetrags ein. Sie muss in der Schlussabrechnung und auf der letzten Gehaltsabrechnung des Arbeitnehmers ausgewiesen werden.